第543回 Zoom研修を考える・その５
こんにちは、キャリアコンサルタント高橋です。
私は研修トレーナーを仕事としており、時々この「Zoom研修を考える」シリーズを投稿させてもらっております。今回で早５回目になりますが、今回Zoomの「注釈ツール」を使ったネタを持ってきたのでご紹介させていただきます。
■「注釈ツール」とは
Zoomには画面共有という、参加者の画面情報を共有する機能があります。例えば、ある人のPowerPointを画面共有すると、パワポのスライドを参加者全員で共有することができます。オンライン研修ではこの機能を使い、トレーナーのスライドを参加者に共有しながら研修を進めていきます。
Zoomではこの画面共有をしている時に「注釈ツール」を使うことができます。注釈ツールを使うと共有されている画面上に文字や図形、スタンプなどを記入することができ、これらの画面情報を所定の形式（PDFかPNGのいずれか）で保存することができます。
そして、この注釈ツールは「ホワイトボード」と連携させることで効果を発揮します。ホワイトボードとはZoom上で画面共有する際に使用できるツールで、ホワイトボードを画面共有すると真っ白な画面が表示されます。ここに先ほどの注釈ツールを使いホワイトボードに参加者が自由に書き込むのです。
このホワイトボードの優れている点はページ送りすることができる点があげられます。ページ送りをすると新たにホワイトボードが表示されるのですが、それぞれのページに注釈ツールで書かれた情報は記録されています。これにより過去に書いた情報に遡ったり、各ホワイトボード上の情報を比較したりすることができます。
■「ホワイトボード」の欠点とその対処法
ただ、このホワイトボードにも欠点があります。それは、あらかじめ何かしらの情報を用意しておきたい時（例えば、何かを書き込むためのレイアウトとか）は毎回注釈ツールを使ってホワイトボード上に手書きで用意しなければならないのです。
実はこれが結構面倒なんです。。。例えばBoR（ブレイクアウトルーム）毎にホワイトボードを立ち上げ、そこにあらかじめレイアウトを書き込んでおくような場合、毎回手作業で用意しなければならないのです。この作業はレイアウトが複雑になればなるほど手間で時間もかかってしまうため、これを研修中に行うのは結構大変でした。こうしたこともあり、オンライン研修におけるホワイトボードの活用は少しハードルが高いように感じていました。
そのため、私はホワイトボードをPowerPointのスライドで代用しています。具体的にはPowerPoint上にあらかじめレイアウトを書いていたスライドを用意しておき、それを画面共有します。その上で、このスライドに直接注釈ツールを使って書き込んでもらうのです。こうすることで、あらかじめレイアウトされた情報に書き込むことができるので、レイアウトを準備するといった作業を減らすことができます。また、複数のBoR内で同じレイアウトを提供できるというメリットもあります。更に注釈ツールで書き込んだスライド情報は、注釈ツールの保存機能を使うことでファイルに保存できるので、後から書き込んだ情報を見直したりすることもできます。
■オンライン研修の可能性を広げる
今回はZoomの注釈ツールについてご紹介しましたが、この注釈ツールをうまく使うことでオンライン研修の幅を大きく広げることができるようになります。特にオンライン研修では参加者がどれだけ研修に没入できるかが勝負なので、こうしたツールをうまく使うことで参加者の没入感を高めることができます。
私はオンライン研修がスタートした頃、集合研修と同等の効果性を発揮できるような仕組みを作りたいと考えていました。それは今でも継続して取り組んでいることですが、最近はある程度答えが見えてきたように感じています。その辺の話はまた別の機会にお話しさせていただければと思っています。
Zoomは日々進化しており、上手に使うことでとても有用なツールになります。特にオンライン研修においてはTeamsやMeetと比べると一歩抜きんでている印象があります。興味のある方は是非触ってみてくださいね。