第564回 Zoom研修を考える・その７
こんにちは、キャリアコンサルタント高橋です。
このコラムでは不定期にZoomを使った研修ネタをご提供しています。前回から約３カ月ほど経ちまして私の研修内容も少し変わってきました。それに合わせZoom研修の環境も少し変わってきましたのでここで紹介したいと思います。
■トークスクリプトが多い研修
基本的に私は研修でお伝えする内容は全部頭に叩き込み、スライドを見なくても喋れるようになるまで練習した上で登壇するようにしています。このスタイルはオンライン中心の研修になる前からずっとやってきたことなので、すっかり身体になじんでいました。
しかし、最近はPMPの試験対策講座をリリースさせていただくようになり、少し状況が変わってきています。というのも、PMPの試験対策講座は全部で35時間あり、その量たるや半端なく、伝える量が膨大にあります。しかも、一つひとつの情報も中途半端にお伝えする訳にもいかず、事前に色々と調べ、不明瞭な点を全部潰し、参加者に理解してもらえるような表現を考え、その上でトークスクリプトを作って登壇しています。
そのトークスクリプトも講座の数を重ねる毎に洗練され、全ての内容を暗記していくのだと思うのですが、今の段階ではすべてのトークスクリプトを暗記しているに至っておらず。毎回トークスクリプトを見ながら講座を進めているような状況です。
そうなると、どうやってトークスクリプトを見ながら話すのか、この環境を作らなければなりません。
そこで、最初にトークスクリプトを全て印刷し、読書台のようなモノに立てかけ読んでいく方法を考えました。しかし、結果的にこの方法だとうまくいきませんでした。
というのも、このPMP試験対策講座のトークスクリプトを全て印刷すると1,000ページになり、それを乗せる読書台がまず見つかりません。また、読書台自体もかさばりますし、イチイチ読書台のトークスクリプトをめくりながら研修を進めるってのも導線が悪いので、有効的ではないと感じてしまいました。
■Zoomを使ってトークスクリプトを読める環境を作る
この話と併行して、これまでのZoom研修の環境を見直したのですが、私がPowerPointのスライドをZoomで画面共有する場合、閲覧表示の機能を使ってスライドをウィンドウ表示し、それを画面共有する形で研修を行ってきました。こうしないと他のアプリを触ってりするときに少なからず支障が出るからです。
しかし、この方法だと画面上にスライド、Zoomツールバー、他のアプリなどが表示されている状態で、ごちゃごちゃして使いづらいというデメリットがありました。
こうしたこともあり、Zoom研修の環境を改善したいと思っていた矢先に先ほどのトークスクリプトの問題が起こりました。
そして、この対策を色々考えている中で思いついたのがデュアルモニター化です。
ご存じの方も多いと思いますが、PowerPointでプレゼンテーション機能を使う場合、発表者モードという機能があります。これはデュアルモニターの場合のみ有効な機能ですが、メインモニターを発表者モード、サブモニターをスライドのように表示させることができます。この発表者モードにはPowerPointのメモを表示させることができ、ここにトークスクリプトを書いておくと、メインモニターに表示されているメモ（トークスクリプト）を見ながらプレゼンテーションができます。
そして、ここが重要なのですが、サブモニターに表示させているスライドをZoom側で画面共有するのです。そうすると、Zoom側で干渉する領域はサブモニターに限定されるため、メインモニターには何の影響を受けなくなります。メインモニターでブラウザを開こうが、エクスプローラーを開こうが、サブモニターで画面共有されている情報には何の影響もありません。
また、発表者モードの利点はその場でスライドを修正できる点もあります。例えば、休憩に入り再開する時間をスライドに表示しようとした場合、旧来の閲覧表示を画面共有している場合は、一旦画面共有を止め、スライドの表示時間を直し、再度画面共有をしなければなりませんでした。しかし、発表者モードが使える場合、PowerPointに直接修正をすると、サブモニターの表示情報もリアルタイムで変更されるため、イチイチ画面共有を止める必要がなくなるのです。
そんな訳で、現在私はサブモニターを使ってZoom研修を行うようにしています。その際、サブモニターは何でも良いのですが、私は小回りが利くようにとRaspberry Pi用の７インチモニターを使って表示しています。これだとかさばりませんし、そこそこの大きさがあるので視覚的には十分ですし、解像度の面でも問題ないので画面共有をした時に表示がつぶれてしまうこともありません。何より価格が安いのもいいですよね。。。
■Zoom研修の環境を進化させよう！
今回はサブモニターを使ったZoom研修のお話でしたが、サブモニターを使う前と使った後では快適さが格段に変わりました。今まではメインモニター１つで対応していたため、色々と不自由な点が多かったです。それが１つモニターを増やすだけでトークスクリプトも表示できるようになりましたし、Zoom研修もかなりやりやすくなりました。もう、モニター１つでのZoom研修には戻れないです。。。
Zoomを使ったオンライン研修を実施される予定のある方は、是非一度サブモニターを繋いでやってみてください。その快適さにハマってしまうこと、間違いなしです！