第476回 私が実践している資料のつくり方
こんにちは、キャリコンサルタント高橋です。
仕事柄、色んな資料をつくることが多かったりします。企画書、提案書、仕様書、マニュアル、スライド、テキストなどなど...。普段からこういった資料をずーっと作り続けているせいか、他の人に比べると比較的これらの資料の作成は早いみたいですが、思い返してみると誰に教わったでもなく私なりのやり方でやっています。そこで、今回は私が実践している資料のつくり方をご紹介したいと思います。
■資料作成手順をまとめてみた
私の場合、アウトプットになるのがWord形式、Excel形式、Powerpoint形式、PDF形式になることがほとんどです。大昔はこれらすべてExcel形式でまかなってた時期もありましたが、あまりにも非効率でメンテナンス性も悪いと思い、ある時期からアウトプットに応じてファイル形式を変えることにしました。しかし、最終的なアウトプットの形式が変わるだけでやり方自体は変わりませんでした。
私がやっている方法はこんな感じです。
１．資料の意図を明確にする
２．キーワードやフレーズを描き出す
３．構成を考える
４．文章を作成する
５．アウトプットの形式に整える
それでは、１つずつ紹介しましょう。
１．資料の意図を明確にする
最初にその資料が何のためにあるのかを明確します。そのためには、
- ・誰に見せる資料か？
- 何を訴えたい資料か？
- どのタイミングで使う資料か？
- どのように資料を見せたいのか？
などを考えます。
これらは文章にする場合もあれば、単語や文節だけの場合もあります。そうして自分の中で資料のあるべき姿を明確にしていきます。こうすることで資料のディテールを少しずつ固めていきます。資料のボリュームにもよりますが、この作業は概ね数時間程度行っています。
２．キーワードやフレーズを描き出す
次にその資料に使われるであろうキーワードやフレーズを書き出します。ここではイメージの思いつくまま言葉を書いていきます。その言葉を使う使わないは別として、ネタとしてどんどん書いていきます。個人的にはここでのキーワードやフレーズが多くあると実際に文章を作る際のスピードが上がるような気がします。この作業も概ね数時間程度行っています。
３．構成を考える
ここまで資料の意図を明確にし、キーワードやフレーズを描き出してきたので、これらを元に資料の構成、いわゆる目次を作ります。ここでは起承転結のようなストーリー仕立てにしたり、仮説思考的に組み立てていきます。ここで考えた構成に基づいて文章を書いていきますので、ここの出来如何によって資料の完成度が変わってくるように思います。とは言え、ここはある程度経験則で作っている所もあるので、１時間程度もあればできると思います。
４．文章を作成する
先ほどの構成を踏まえ、ここからはテキストで文章をどんどん書いていきます。元々私は文章を書くのに慣れてますので、ここはただひたすら文字を打っていきます。この時、文章の推敲はほとんどせず、とにかく文章を書いていくことに注力します。ここは資料のボリュームによって時間が大きく変わってきますが、ここに一番時間をかけていると思います。
５．アウトプットの形式に整える
文章が作成できたら、最後はアウトプットの形式に合わせてテキストを転記しながら、資料の体裁にを整えていきます。ここでは構成に合わせて推敲をしたり、構成そのものの微調整を行うこともあります。この段階でグラフや図などを載せる場合は多少時間がかかってしまいますが、それ以外はあまり時間がかからない印象です。ただ、これもボリュームによって変わりますので、正味数日かかることもあります。
私自身、このやり方で資料を作ってきました。もう何十年もこのやり方でやってきていますが、今の所このやり方で困ったことはありません。そのため、恐らく今後もこの方法で資料を作っていくと思います。。。
■自分なりのやり方を
今回は私が昔から行っている資料作成の方法をご紹介させていただきました。
ひょっとしたら「自分ならもっといいやり方を知っている」という方もおられるかもしれません。それはご自身のやり方を確立されていることですので、ぜひ、今後もそのやり方を突き詰めていただければと思います。
ただ、もし資料作成のやり方が分からず何か方法を模索されている方がおられましたら、良かったら試してみてください。そして、もし使いやすいと感じられたら、ぜひご自身のモノにいただけると嬉しいです♪