第176回 PCが壊れたので、仕事のやり方を見直してみる
こんにちは、キャリア・コンサルタント高橋です。
私は仕事柄、ほぼ毎日PCを触ります。主に文字を書いたり、資料をつくったりすることがPCを使うのですが、先日、そのPCが壊れてしまいました。このPCは過去のコラムでご紹介したノートPCとタブレットができるタイプで重宝していたのですが、一部のキーボードの文字が反応しなくなり、またHDDの一部に障害があることが分かりました。
そのため、PCを修理に出すことになり、しばらくの間昔使っていたPCで代理することにしたのですが、このとき、修理に出すPCのデータを今後どうやって管理するか考えさせられました。そこで、今回はPCを使った仕事のやり方について思うことを書きたいと思います。
■仕事のデータ、どこに保存していますか？
一般的に社用としてPCが貸与されるケースの場合、仕事上のデータは専用のファイルサーバに格納し、個人のローカルフォルダには格納しておかないことが推奨されるケースが多いと思います。そのため、PCが故障したとしてもそれほど気にする必要はないのかもしれません。
しかし、個人で仕事をしている場合、PCのデータは個人で管理しなければなりません。私の場合はもっぱらPCの中にすべてのデータを保存していたので、これらデータを一時別の場所に引っ越さなければなりませんでした。そこで仕事のデータやメールデータはいったん外付けHDDに退避させました。また、念のためにイメージファイルを作成しておき、これも外付けHDDに退避させておきました。
一応、これらのデータがあれば仕事はできるので、修理後のPCにこれらのデータを移せばOKなのですが、これだとまたPCが故障した場合、二の轍を踏むかもしれません。
■SaaSを利用する
その解決策として、現時点で有効な手段にSaaSがあるのではないかと思いました。SaaSはSoftware as a Serviceの略で、PCを使う上で必要な情報やアプリケーションをインターネット上から利用するサービスのことでクラウド・コンピューティングの一形態とされています。私の場合は主にデータの管理とメールの利用なので、
- オンラインストレージサービス※
- Webメール※
この2点を満たせばOKでした。
※オンラインストレージサービス：インターネット上のサーバの一部をユーザに貸し出すことで、ユーザが自由にサーバ上でファイルを共有することができるサービスでDropBox、Google Drive、OneDriveなどがあります。
※Webメール：インターネットブラウザで利用することができるメールのシステムのことで、メールデータはメールサーバ上に保管されます。GmailやYahoo!メールなどが有名です。
オンラインストレージサービスについては、以前からちょこちょこ使っていたOneDriveを本格的に使用することにし、必要なデータをすべてオンラインにアップしました。また、私は仕事用のドメインを持っているのですが、そのドメインサービスの会社がWebメールを提供していました。メール容量も10GBまで保存できるようなので、しばらくはこれを使わせてもらうことにしました。
これら以外にもOffice365などを利用し、極力PCにはアプリケーションを入れないことも考えたのですが、アプリケーションはPCが壊れても再インストールすれば復旧できるので、今回はそのままにしておくことにしました。
■SaaSを利用して感じたこと
こうして、仕事のデータを極力PCに保存せず、オンラインストレージサービスで管理するようにしたのですが、これが思いのほか便利であることに気づきました。その一番の理由は利用するプラットフォームを選ばないことです。私はPCを持ち運ぶことが多いのですが、そうそうどこでもPCを広げて作業をする訳にはいきません。そこで、仕事のデータをスマホで確認するようにしているのですが、これが結構快適でした。リアルタイムに情報のやり取りができ、しかもその情報はオンライン上にアップされていますので、当然PCにも連携されます。また、PC上にデータを残していないのでPCが重くなりにくいこともプラス要因だと感じました。
今まではPCの中にたくさんのデータを保持し、それを持ち歩いて仕事をしていた訳ですが、それは仕事をする上であまり効率の良いやり方ではないと感じました。今回はPCが壊れるという不運に会いましたが、これをプラスに考え、これからはSaaSとうまく付き合い、仕事を効率よく進められるようにしていきたいと思います。