【２３】作業効率が上がっても残業時間は減らせない
こんにちは、手塚規雄です。
残業時間を減らすならまずは作業効率を上げる。そう信じている人はいつまで経っても残業地獄の底なし沼にハマったままです。もちろん、新人とか２年目なら作業効率を上げるのは大事ですが、３年目ぐらいになれば作業効率は言うほど変わりません。あとは新しい仕事をやる時は経験者に比べて効率が悪いのは誰だって一緒。でもそれも２、３回経験してしまえばやっぱりある程度の効率化されていきます。
じゃあ、いつまで経っても残業時間が減らないのはなぜか？もちろん理由があります。まず、どうしようもない作業量だから残業しても間に合わないというのもあります。そういう状況があるのも知っていますが、それを言ったらさすがに身も蓋もない。そこでしっかり考えてみましょう。
１：一人あたりの残業時間を平均化する施策を行っている
プロジェクトやチームで仕事をしているとよくある施策。よくある施策ですが、私はこれこそが悪だと思っています。とりあえず仕事を割り振ってみたけど、上手に割り振れていなかった。だから再度平均化して、仕事を再配分するという平均化施策。これは一見まっとうな施策だと思われますが、実は真面目に仕事して素早く自分の仕事を片付けている人にとって物凄くモチベーションを下げさせます。
これを何回も繰り返していくと「サボっても誰かが助けてくれるから真面目にやらないほうが得だ」「頑張って仕事をやっても仕事がまったく減らない」などと思う人がどんどん増えていきます。そうすると真面目な人がバカを見るという状態になっていき、最終的に真面目な人が潰れてしまいます。
本当に仕事の配分が間違っている時以外は、作業の再配分を辞めない限りどんどん人が潰れ続けていきます。
２：部下、後輩の面倒を見過ぎている
人が良い上司や先輩が相手だと、ついつい質問や相談してしまう。頼る方としては本当に頼もしく有難いのですが、逆に立場になると自分の仕事時間がどんどん減っていきます。でも実はそれだけ相手の仕事の時間を奪っています。そして頼られる方も殆どの場合が頼ることを推奨しています。でも状態が続くと自分が休んでしまったら仕事が回らなくなってしまう、と思い込んでしまいます。その結果、早く帰ることも休むこともできなくなっていきます。
部下、後輩の面倒を見るのは大事ですが、過保護になっていつまでもかまっている状態ではいつまで経っても独り立ちしなくなってしまいます。そしてある程度は放置させることによって、自力で問題解決させる力を身につけさせなければなりません。たまには部下、後輩を崖から突き落とすという試練を与えるのも大事な仕事です。
３：会議の人数や時間を制限していない
以前、職場で朝一から定時過ぎまでという丸１日レビューをした経験があります。次の日アレって意味あったのか？という話題になりました。まず全員は要らない。一人一人が必須の場面はなかった。また時間も無制限だからダラダラとした説明。そのレビューだけでどれだけの工数が無駄に掛かっていたのかちゃんと指摘するべきだった、と当時思いました。
品質を上げるためのレビューでなく、レビューをやったという証拠を作るだけのレビュー。まさに手段と目的が完全に入れ替わっていることが多々ありました。レビュー、打ち合わせ、会議は工夫すれば人も時間も上手に減らせます。
人数は必要最低限、どうしても出席者以外の意見を聞きたい場合は次回に持ち越すか、そのタイミングのみという短時間出席にする。打ち合わせの内容を限定し、それ以外の話題を無駄にしない。それだけでも会議の人数と時間を大幅に減らすことができます。
仕事には締め切りがあります。その締め切りに間に合わせるために様々な施策、手段、方法があります。上記３つは良かれと思ってやっていても、実は作業時間を増やしているだけになっている。もちろん３つだけでなく、細かく見ていくと他にも時間を浪費していたり、勘違いしていることがいっぱいあります。それを一から考えていくことが大事です。