まだマンネリ会議で詰んでるの？

» 2019/09/05

みなさま、おはようございます。Kyonです。

私がいる会社のシステム開発系部門では、業務終了後に軽い自主勉強会をしています。

誰でも参加できて、どんなことをやってもいいというもので、ハンズオンをしている時もあるし、今年度の新人研修を担当した人たちの裏研修発表会の時もあるし・・・自由度はかなり高めです。

先日の自主勉強会では、同僚の提案で１つの手法を取り入れてみました。

会議の冒頭は読む時間

Amazonでの会議では、長文のメモが用意され、まず最初に全員でそのメモを静かに読み、その後に議論を始めるのだそうです（元ネタはコチラ）。

また、いわゆる会議で使われるようなプレゼン用ソフトは使わないとのこと。

長文のメモは、箇条書きではなく、しっかりと練られた物語のような構成だそうで、全員分となると30分かかることもあるそう。

まず最初に全員で読むことで、事前に読んでくる場合に起きがちな読んだふりを防止し、すでに書かれている答えを聞くような質問をなくす狙いがあるとのこと。

この手法を自主勉強会に取り入れてみました。

長文のメモを書いてみた

今回はある資料を読む会でした。

上記の手法を取り入れるに当たって、事前にお題の資料を読んで、そこで関心を持った部分について、メモを書いてくる宿題が出ていました。

というわけで、早速資料をじっくり読み込み、何を書くか考え始めました。いつかのコラムを思い出しますね。

関心を持った部分は２つあったのですが、今関わっている案件と絡めて書きたかったので、書きやすくて理解してもらいやすいのはどちらかをじっくり考えました。

が、議論につながるように書こうとすると難しくて、確かに元ネタに書かれているように、テーマについて深く理解する必要があるし、読み手にわかるように練り上げる必要がありました。

おかげで、勉強会に対して、より能動的に向き合うことができた気がします。

フィーチャークリープって知ってる？

事前に用意された資料に載っていたフィーチャークリープという言葉を取り上げました（詳しくはコチラとか調べてみてください）。

私が用意したメモは、この言葉を選んだ経緯に始まり、言葉の意味、発生する経緯、リスク、防ぐ方法を、関わっている案件と絡めた内容でＡ４を２ページで約２０００文字程度です。

メモはあえて紙で印刷して、みんなペンを片手に１５分くらいかけて読み込みました。時々ペンで線を引いたり、後で言おうと思っていることを空きスペースに書き込んだりしながら。

その後、読んでみて思ったことを話したり、書き手の私と質疑応答したりして、だいたい２時間弱の勉強会になりました。

メモを使ってみて私が思ったこと

書き手はテーマに対して深く理解することができて、テーマを調べることによって周辺の知識を得られた点がよかったと思います。

箇条書きではなくストーリーになるように考えることで、文章力アップにもつながった気がします。

また、私にとってはプレゼン用ソフトウェアで作る資料より今回のメモの方が書きやすかったです。

これみたいなコラムを書いているからかもしれませんが、どのイラストやグラフを選ぶかという意味での見た感を意識しなくていいので、わかりやすい文章を書くことに注力できたからかもしれないです。

メモを使ってみて同僚が思ったこと

勉強会に参加した同僚たちの話はこんな感じでした。

• プレゼン用ソフトウェアで作った資料より、集中して資料を読むことができた。文章を読む方が気が散らない気がする。
• プレゼンをする時はシンプルな資料の方がいい気がするけど、議論をするには文章のほうがやりやすかった。
• 創造とか議論系ならメモは有効だけど、レビューとかコスト決定とかの会議には有効ではないと思う。
• 事前にメモを用意する・最初に文章を読むという時間的なゆとりがないと難しい。
• それなりのメモのクオリティがないと、議論にはならないと思う。

他にもいろいろ言っていたのですが、どれも「確かに」と思いました。

今回の勉強会では有効で、メモによって幅広く議論を展開できた点で評価できました。

また、今後の勉強会でも使っていきたい手法だという結論でした。

会議の手法もいろいろ試してみることが大事

今回は同僚の提案を受けて、違った手法を取り入れてみたわけですが、私は全く知らない手法でした。

勉強会にしても会議にしても、いつもやっているやり方をずっと踏襲しがちです。もちろん現状がいい会議ならそれでOKです。上手くいっていないのに、そのままなんてことも。

たまには違う手法を試してみる必要があるなと今回思いました。

いつも同じという状態を維持するのも大事だけど、もっといいやり方はないかなと探し、試してみることって大事ですね。