つながる改善

スキル | ワークスタイル

» 2010/02/18

　業務のことは現場の人が一番知っている、これは事実だと思います。よくシステムを導入・構築する際に言われることです。ですがその現場の人の意見を取り入れてシステムを構築したとしても、結果として失敗に終わるプロジェクトというのは後を絶ちません。それは一体何が悪かったのでしょう。

　その1つには「現場の意見を取り入れすぎた」というのがあるのではないかと思います。

　現場の方々は業務に対してのエキスパートです。しかしその業務を改善することに関しては特に秀でているという訳ではなく、場合によってはわたしたちSIer側の方が適している事もあります。

　システムを導入するということは、ただ単純に導入した領域での現行業務を効率向上させることが目的ではありません。最大の目標は、会社として効率を向上させ、利益に繋げることです。そのためにシステムを導入することが手段となると考えます。

　現場の方々が改善に対して秀でているわけではない、というのはどこの企業でも同じです。極論すれば現場にいるから改善できないのです。

　そんなことはない、と思われるかも知れませんが、これはかなりの確率で事実だと思います。それというのも、わたしたちIT業界にいる者でさえ、自分たちの効率を向上させることは、なかなか成功することはありません。むしろ常に試行錯誤を繰り返しているような状態です。このような状態からも、自分たちのことほど改善するのは難しいのだと思います。

　そのようなこともあり、わたしがシステムを設計する際にできるだけ心掛けるのは、現場からは知識を学び、現場以外から知恵を見つける、という点です。ある程度の年数をこの業界で過ごしてきましたが、それが邪魔になることというのは意外に多いように感じています。まったくの素人な方が口にする意見や考えほど、知らないからこそ見える本質とでもいいますか、見るべき、学ぶべき点が増えているようにも思えます。いかに自分が固定観念に染まっているかと気付かされることも多いのです。

　しかしこれが非常に難しいのは、システムを構築している最中にはなかなか気付きにくい点です。個人的には、ある程度目処が立った後、もしくは実際に導入してから気付くことが多いのではないかと感じています。

　また、実際に改善を行おうとしても、それが本当に効果を発揮するかどうかというのも難しい点だと思います。「 ○○％ もの効果が！ 」と言ってみたところで、それはただの広告文句でしかありません。実際にどれほどの効果となるかは、残念ながらやってみなくては分からないのだと思います。そして勿論「やってみなくては分かりません」では、許されるはずもありません。

　ではどうすれば良いのでしょう。ここで1つ提案したいのは次の点です。

• 小さな改善範囲
• 費用がかからない（もしくは少額）

　この2点が、何かを改善していこうと始めるにあたり、非常に重要だとわたしは考えています。小さな範囲、例えば自分の環境のみに限定した状態であれば、色々とアイデアは出てくると思います。わたしは開発を生業とする側ですので、それに限った話ですが、気に入っているツールを導入するとか、同じような作業を繰り返さないためにマクロやバッチスクリプトを用意するとか、色々なことができると思います。

　そして本当に重要になるのが次の点、「費用がかからない（もしくは少額）」という点です。このご時世というのもありますが、たとえ導入すればかなりの効果があがるシステムであったとしても、費用があまりにもかかってしまうのであれば、会社としてはなかなか首を縦に振ることはできないと思います。ここで費用が発生しないのであれば、「周囲に迷惑をかけない範囲で」許される割合が非常に高まります。

　わたしの場合は次のようなことを実行してみました。

• 自分のタスクとスケジュールは Thunderbird + Lightning で管理
• Microsoft Search Server 2008 Express の導入（関わっている案件限定で）

　特に Lightning は手放せなくなっています。メールからスケジュールやToDoタスクに変換できるというだけで、物忘れが多くなりつつあるわたしとしてはかなり助かっています。個人的なスケジュールをGoogleカレンダーに登録しておけば、Lightningを通して仕事のスケジュールと一緒に確認を取ることもできます。Search Server 2008 Express の導入も、ドキュメントの量が膨大になりつつあるプロジェクトにて行い、簡単にフルテキスト検索環境が構築できるというメリットをプロジェクトのメンバーにも体験してもらいました。結果は概ね好評で、やはり無償で提供されているという点がかなりプラスに働いたのだと感じます。Excel、Word、PowerPoint、VisioにPDF も検索対象にできてなおかつ無償、というのはポイントとして大きいです。

　話が逸れましたが、このような個々人での改善こそが全体を改善するための第一歩になるのではないか、と思います。言い換えると「個々人で改善できない環境を改善するのは非常に難しい」ということです。そのような環境を改善するには「超強力なトップダウン」しか方法はない、とわたしは思っています。それはそれで方法として有効ですが、大体にして今度は導入の際に問題となることが多いというのが悩ましいところです。

　最初から大きく動いて成功するケースはそうそう起こり得るものでもありません。ですが小さく行った場合、成功する確率は比較できないほど増大します。そしてその成功が、さらに大きな改善へと繋がっていくのではないでしょうか。