ファシリテーションってこういうことかもと気付いた話

» 2022/03/08

みなさま、おはようございます。Kyonです。

在宅勤務も２年目が終わりに差し掛かっています。私は基本的には在宅勤務に適応できているなと感じる反面、冬は室内の温度・湿度管理が難しいなと感じております。

朝イチと夕方あたりが寒くて暖房を付けると、足先は冷えるのに上半身は暖かすぎたり、窓際は結露したり、晴れたら低湿・雨が降ったら過湿気味だったりと、日々温湿度計と相談中です。

加湿器の掃除も忘れてはいけません。毎日水を変えたり、最低週１回はパーツを外して掃除したりと、丁寧な暮らしなのか温湿度計の数字に振り回されているのかよく分からないという近況でした。

ギスギスした会議がツラいので変えたいんや

そうなんです、最近関わっているお仕事で出席する会議で、時々、いや１つの会議に最低１回はギスギスした空気が流れ、誰も発言しなくなり、話し合いが進まなくなり、再開して無事終わってもモヤモヤが残るんです。

このお仕事には、私は途中から参加し始めたので、入った当初は「何これ、ツラいな」と思っていました。そこで、過去の経緯等を関係者に聞いてみたり、可能な範囲で会議に参加させてもらい、状況を掴もうとしてみました。

そうこうしているうちに、ギスギスする理由というか原因みたいなものも見えてきました。

関係者と話をしていると、みんなこの状況は良くない、変えたいけど、そこまで気力（体力も）が無いとのこと。過去の経緯で結構疲弊しちゃっているみたい。

私の立ち位置はPLのサポートという任務だし、その任務を取っ払っても、私がこんな会議出たくないし、しんど過ぎる。「ギスギスした会議がツラいので変えたいんや」という気持ちだけだけど、じゃあ私でできる範囲でなんとかしたい！と勝手に立ち上がってみました。

会議の交通整理をしてみる

私が会議に呼ばれる時は議事録を取る要員だったり、誰かの発言のフォロー役でいることが多いです。なので、当事者ではあるものの、一歩引いた位置から会議を見ています。

ギスギスした空気になる時は、大抵誰かの発言が各人の思惑・想像と違っている時や発言の意図が伝わっていない時のような気がします。また、各人が発言をたくさんした後、全員の認識を合わせようとする過程で、理解できた人・理解できない人が発生している状況でも、空気が悪くなることがあったりします。

そういう時は議事録を取る要員というポジションを活かして、「それってこういうことですか？」と、これまでの会議の内容や流れの確認、交通整理をするようにしてみました。もちろん進行役はいるけど、交通整理をするところまで気を回すのも大変だろうし、フォロー役の側面もあります。

とりあえず受け止めてみる

会議の参加者に、会議後、空気が悪くなって誰も発言しなくなった時のことを聞いてみると、直前に言われたことが納得できず、どう言い返すか悩んでいたとのこと。相手に悪気が有ろうと無かろうと、言い方が癪に障るというか納得できないことってありますね。なるほど、どうやらそういう状況もあるようです。

じゃあとりあえず受け止めてみる。正確には「あなたは○○だと考えているんですね」と相手が言った言葉を返して、自分は考えたり気持ちを切り替えたりする時間を得て、相手には相手自身が発した言葉を振り返る時間を作ってみようとしてみました。

たぶん、何か言われて、とっさに沸き起こった感情に任せて出た言葉って、言い直したいと思うことがあったりするじゃないですか。ちょっとだけ時間を作って、発する言葉を考えてみたいなという考えです。

もしかしてファシリテーションしてる？

上記2つをいくつかの会議や打ち合わせ等でやってみています。何か劇的に改善した、ということは無いけど、初期に比べるといろいろとマシになってきた感触があります。

そんな折、ファシリテーションについて見聞きすることがありました。

ファシリテーションって、会議等を円滑に上手く進めて、参加者が納得感を持ったものにするための技法とのこと。具体的にいえば、参加者の発言を促しつつ、出た発言を整理して、参加者間で理解を深めて、最終的には議論をまとめて、合意形成を目指すためのサポートをすることだそうです。そういうことをする人のことをファシリテーターって呼びます。

自分なりに調べてみたら、上述の「会議の交通整理をしてみる」とか「とりあえず受け止めてみる」って、ファシリテーションに含まれるのではないかと気付きました。会議を円滑に進められるように、参加者間で理解を深められるように、交通整理（発言や意見の整理）をしていたことに今更ながら気付いたんです。「私がファシリテーターです！」と宣言して始めなくても、会議でメインで話さなくても、ファシリテーションできるんですね。