チケット管理ツールを使う上で気にしたいこと

» 2022/02/01

みなさま、おはようございます。Kyonです。

腹筋ローラーってご存知ですか？四つん這いになって、手に持ったローラーを前方にコロコロと転がして、腹筋を鍛えるといものです（下図参照）。

数年前からマイペース筋トレ（気が向いた時に筋トレをする感じ）を続けていて、最初の頃に腹筋ローラーを購入して放置していました。久しぶりに腹筋ローラーをやってみたら、以前よりもローラーが前方へコロコロできるようになっていました。膝を付いた状態でやっていますが、上体が地面と平行に近づくようになっており、少し嬉しかったです。

細々とでも続けていれば、確実に変化していくんですね。目指せ、膝付かずに全身を地面と平行になる状態へ。

プロジェクト管理ツール、使ってますか？

さて、みなさまはプロジェクト管理ツールをお使いでしょうか。私が聞いたことある・使ったことがあるツールは、Trello、Redmine、Backlog、OBPMあたりです。ちょこっと調べてみると他にもいろいろありますね。

こういうツールって、導入したら何でも解決してくれるというわけではなくて、運用ルールを決めてその通りに使わないと、ただただ情報が雑多に積み上がった山になってしまって、ツール導入前と変わらない、なんてことはあるあるではないでしょうか。

今日は、プロジェクト管理ツールの中でも、タスクや課題をチケットという単位で管理するツールをいい感じで運用していくにはどうしたら良いかを考えてみます。

ちょうど今関わっている案件で、雑多な情報の山積み状態からなんとかいい感じの運用に乗せようと試行錯誤している最中なんです。良いTipsや方法をお持ちの方がいらっしゃったら、コメントで教えていただけると、他のみなさまの役に立てるかもしれません。

前提として、私が一番良く使用しているBacklogでの話となります。他のツールではルールが合わないとか、その話はこのツールでは適切ではない、といったことが出てくるかもしれませんが、悪しからず。

運用ルールは必要最低限からスタート

新しくツールを導入する時、まず最初に運用ルールを決めると思います。なぜなら、ユーザが好き勝手に使ってしまうと、結局雑多な情報の山積み状態に戻ってしまうから。課題を立てた時に、何を書いておくかとか、ステータスは何にするかとか、そこらへんを決めておかないと、ごちゃごちゃの情報だらけになってしまいますよね。

じゃあ厳格に、ガッチリ細かく運用ルールを決めれば良いというと、それは違うかなと、私は思います。（場合によっては、厳格に決めないといけないケースもありますが。）

細かいルールって読みます？読んだとして、覚えきれないですよね。

だから、必要最小限のルールを決めて、運用を始めるのが良いかなと思ってます。例えば、「新規チケットを起票したら、まずチケット内容と担当者と開始日とカテゴリーだけは適切にセットすること。他の項目は分かったらセットする。」これぐらいにしといて、チケット起票のハードルを下げて、ツールを積極的に使えるようにしておく、というのも一案と思います。

運用ルールは変更してOK

とりあえず必要最小限のルールを決めて、運用し始めました。

ところが、問題が発生したとします。その問題の原因がルールにあったとしたらどうしましょうか。ルールで決めれば解決するんだったら、サクッとルールを変更しちゃえばいいと思います。

ルールは最初に決めたら終わりじゃなくて、時々見直して変更していっていいと思うんです。実際に運用してみたら、この状況ではこうじゃなかったとか、あるあるじゃないですか。

ユーザから要望が上がってきたらラッキーぐらいの気持ちで、適宜見直して、より最善な状態を目指していきたいものです。

意識的に運用ルールに則っているかをチェックする

時々運用ルールを確認しながら使ってくれるユーザばかりではないはずです。自分も含めて、ルールを忘れちゃっている場合もあると思います。

これは理想かもしれませんが、運用ルールに則っているかを確認する要員がいるとベストです。運用開始から、1ヶ月間等と期間限定でも良いです。ルールに則っているかチェックして、修正したり、担当者に一声かけたりできたら理想なんでしょうね。

最低限自分だけでも、ルールに則ってツールを使えているか、たまにチェックはしておきたいと思ってます（自戒込めて）。