チャットでのやり取りで気をつけていること

» 2021/01/26

みなさま、おはようございます。Kyonです。

在宅勤務前から、仕事ではチャットツールを使って、コミュニケーションを取っています。

個人的にはとっても便利で使いやすいし、コミュニケーションが取りやすくなったと感じています。

そんなチャットでのやり取りで、私が気をつけていること・意識していることをまとめておきたいと思います。

私が使っている（使ったことがある）チャットツール

チャットツールによっては、使える・使えないがあったらややこしいので、私が使っている、もしくは使ったことがあるチャットツールについて言及しておきます。

Microsoft Teams
Google Chat
Slack

Teamsは事業所で使っていたので、もう使っていません。Google Chatは、今いる会社で標準ツールとして使用しています。あと、Slackは、今いる会社の所属部門で選定されているツールです。

今現在いつも使用しているのはSlackです。

反応をする

メールは「読んでくれたかどうかがわからない」時や「とりあえず読んだから返事は待ってほしい」時、いちいち返事を書かないといけないのが、ちょっと面倒に感じていました。

チャットツールは、リアクションという、メッセージに絵文字みたいなものを付ける機能があります。

そのリアクション機能で、何かしらの反応をするようにしています。「OK」とか「確認中」とか、「対応済み」とかを押すようにしています。

相手に「受け取ったこと」や「お礼」、「どう対応するか」を簡単に伝えることで、確認漏れや認識のズレを防ごうとしています。私自身も、相手からリアクションをもらえると「伝わったな」とか「対応してくれるから待っておこう」とわかって、便利だと感じています。

表情を付ける

書き言葉は、時に冷たく受け取られることがあります。特に今は在宅勤務中なので、お互いの顔を見ることがなく、どういう温度感なのかが伝わりにくいのかなと感じています。

なので、「～をお願いします」と書いた後に、"おじぎしている人"や"ペコっと一礼している動物"のリアクションを付けたり、「わかりました！」と記号を付けたりしています。

相手によっては「遊びじゃないんだから」と不快に感じられる方もいらっしゃるかもしれないので、お相手に合わせて使うようにしています。

Slackは絵文字を追加できるので、同僚が変わったのを追加しているので、方言の絵文字でちょっと遊んだりもできて、良い感じです。（沖縄のメンバーが追加した、沖縄の方言の絵文字があったりします。）

消さない

メッセージで書いたことを修正したい、新しい情報を追記したい時、過去に書いたことを消してしまうのではなくて、残すようにしています。

簡単に書いて消してができるので消せばいいやと思いがちですが、メッセージを送ってすぐに読んでいる人もいる可能性があります。その点で、内容が変わったことに気付かれにくかったり、前に見た時と内容が違うなと感じさせてしまいます。

そのため、取り消し線を付けたり、スレッドにして新しい情報を追記するようにしています。

スレッドの最初のメッセージに、「追記あり」とか「最新情報はスレッド参照」等と明記して、わかりやすいように気をつけたりも。

キーワードを付ける

検索する時に調べやすいように、メッセージに関連するキーワードをまとめて書いておくようにしています。

100名規模の案件に入った時、情報共有用のチャンネルにメッセージを書く時、関連するキーワードを一緒に書くというルールがありました。日々たくさんの情報が書き込まれて、それを参照する必要が度々あったので、身をもって便利さを体感しました。

メッセージでは略称を使うけど、検索する時は正式名称で調べる時もあるのではないかと、略称や正式名称、別名等を書くようにしています。

自分だけのDMにメモを残す

LINEでも自分だけのグループを作って使うという技もありますが、それに近いです。あと、ブラウザのお気に入りみたいにも使えます。

チャット内で調べたことのリンクを残しておいたり、下書きに使ったりすると便利です。

下書きは、チャットツールによっては「◯◯が入力しています...」と表示されるため、相手に入力待ちを知られたくない（焦らせちゃう等の理由で）時に使います。「入力しているんか、待ってみようかな」と気を遣わせてしまうの、気になったりしますよね・・・。

あとで読み返してもわかるような書き方にする

システム開発の場合、仕様の確認等をチャットで行ったりするので、その際は後で読み返した時に、わかるように書くように気をつけています。

質問が3件あるなら、ダラダラ書くのではなく、番号を振って、あえてメッセージを分けて書くようにしたり、分けたメッセージごとにスレッドで回答をしたりもらったり、というイメージです。

日本語を母国語としない同僚が「チャットだと後で読み直せて、認識のズレが減った」と話したのが印象に残っていて、「あとで読み返してもわかるように」という意識が強くなりました。

ステータスをちゃんと更新する

Slackはステータスに表示するテキストを自由に変更できるので、適切なステータスを選んで、状況を書くようにしています。

休暇のアイコンを選ぶだけでなく「いつからいつまで」と書いたり、音声に工事音が入る時は「近隣工事中につき工事音あり」と書いたりしています。

同僚も、出社している時は「出社」のアイコンを選んだり、「移動中」に「◯◯時到着予定」と書いたりしていますね。

ステータスを見て、出社している同僚に用事を頼んだり、連絡するタイミングを見たりしているので、活用できているのではないかと。