監査をされる側とする側から見えるもの

» 2020/09/30

みなさま、おはようございます。Kyonです。

今年度から社内のISO9001の品質マネジメントシステム（QMS）の部門推進担当者になりまして、部門内のメンバーに品質マニュアルの周知をしたり、品質目標に対する集計と評価をしたりしています。

私がいる会社の場合、今年は9月が内部監査シーズンでした。対象案件の関係者と打ち合わせをしたり、確認作業をしたりしていて、そこそこバタついています。各プロセスで決められている手順を踏んでいるかとか、必要な書類は揃っているかとか、それらの書類の整合性は取れているかとか...。

今日は、そんな内部監査に関するコラムとします。

ISO9001？QMS？内部監査？

ご存知ない方や「聞いたことあるけど何だっけ？」という方向けに、めちゃくちゃ簡単にざっくり説明します。詳しいことを知りたい方や「むむむ・・・」と思った方は、"詳しくはコチラ"のリンク先をご確認くださいませ。

まず、ISO9001について。ISOとは国際標準化機構の略称で、そのISOを制定した規格のことをISO規格といいます。そのISO規格の中に、私がいる会社が取り組んでいるISO9001もあります。ISO規格は他にもたくさんあって、IT系エンジニアが関係しそうなところでいうと、ISO/IEC 27001（情報セキュリティ）やISO/IEC 20000（ITサービス）といったところでしょうか。ISO9001は、「一貫した製品・サービスを提供し、顧客満足を向上させるためのマネジメントシステム規格」で、品質マネジメントシステムに関する規格です。

では、品質マネジメントシステム（以降、QMSとします）とは何か。マネジメントシステムは、組織が方針や目標を決めて、その目標を達成するための仕組みのことです。QMSは、顧客の要求を満たす製品やサービスを提供するために、組織内で適切な品質・サービスを生み出す仕組みということです。

最後に、内部監査とは、QMSという仕組みできちんと品質を保った製品やサービスにできているかを、チェックして、良くないところは直すよう指示したり、再発防止策を講じたり、ちゃんと直っているか確認したりすることです。

詳しいことはコチラ。ISO9001の説明ページのリンクですが、他ページには他の規格とかいろいろ載っていますので、一度見てみてください。

監査される側のいろいろ

実は、昨年は監査される側でした・・・といっても、顧客側の内部監査で、顧客と一緒に仕事している案件に対して行われるものなので、今関わっているQMSの内部監査とは違います。それに、私が実際に監査を受けるのではなく、顧客が受けるのでそれに必要な書類の準備等をしていました。

とはいえ、確認項目は違えど、「ちゃんとできているか」を確認されるという点では同じ。

自分が責任者として回している案件が監査対象に選定されたら、プログラム変更依頼書に始まり、設計書やテスト仕様書、リリース手順書やらリリース依頼書、作業報告等など。普段から資料は必要に応じて作成して、顧客にお渡しして・・・をしていますが、第三者に見せるとなると、わかりやすいように整理しておかなくては。

毎年、疲れるイベントでしたが、資料の整理をしておかないとなと意識できて、よかったのかなとも思います。

直接自分が監査されるわけではなく、顧客が受けるので、顧客が指摘を受けないように、裏方としてしっかり準備しないといけないという点で、ちょっと精神使うイベントでした。

監査する側のいろいろ

今年は監査する側です・・・といっても、内部監査員ではないので、監査を受けるメンバーのサポートがメインです。

内部監査前に、関係者全員で実際の監査時に聞かれるような項目を聞いて答えてをする会（模擬監査）をしたり、必要な書類を事前に提出してもらって、レビューしたり。

模擬監査が一番大変でした。このご時世、オンラインで行うので、回答者が回答に詰まってしまった時等のサポートがやり辛くて苦労しましたね。対面だと、隣に座っている人がPCの画面なり紙の書類なりをちょこっと見せたり代わりに答えたりもしやすいけど、オンラインだと声で割り込みにくいという人もいたり（ま、私ですけど）、チャットでだーっと書いたりと、ちょっとしたことで苦労した気がします。慣れてしまえば・・・とは思いますが。

監査する側になってみて、案件の全体が見えることができた点が良かったなと思います。案件が始まって終わるまでを、QMSで決まっているルートと照らし合わせてどうなっているかを見るのは、実際の案件メンバーではなく、第三者として一つ上の場所から俯瞰できました。なぜそこでそのプロセスが必要なのかとか、ここがポイントだということが、全体の流れとして理解できた気がします。今後の案件で活かせそうです。