人事異動を使って属人化を防げ
みなさま、おはようございます。Kyonです。
先日、ここ数年お世話になってきたお客様の一人から「異動することになった」という連絡を受けました。 ほんとに二人三脚で手掛けてきた案件がいくつかあったので、「あの人、いなくなっちゃうんかぁ」とぽっかり穴があいたような気持ちになりました。
穴をぽっかり開けっ放しにしてもいられないので、そのお客様とその部下や私の上司を交えて、業務の引き継ぎを始めています。
異動は突然やってくる
他の会社さんはどうか知らないのですが、お客様企業は毎年決まった日に辞令が伝えられるとのこと。誰がどこに行くかは当日になるまで、本当にわからないそうです（希望を出している時は除く）。伝えられた時点で決定事項なので、ほぼ覆ることはないそう。
私がいる会社は少し違っていて、主に年度末や期末に行われる他、必要に応じて行われます。お客様企業と違って、対象者には上司から声がかかって相談をはさみ、最終決定するとのこと。なので、異動自体が覆ることもあるし、時期が変わったり、白紙になったりすることも。最近は希望を募ることも多いので、望まない異動は減ってきているような気もします。
どちらにしても、異動は突然やってくるということがまだまだ多いのではないでしょうか。
引き継ぎは異動につきもの
冒頭のお客様はかなり多くの業務を持っておられたので、引き継ぎ作業にかなり時間がかかるのかもと思いきやそうでもないそうです。 「自分でも覚えてる自信ないから」と言いつつ、日頃から資料を作っていたとのこと、デキる人やなー。
部下や同僚たち、次に来る人たちも割とすんなり引き継げたそうです。
業者である私たちも知っておく必要がありそうなことがあるので、資料のある場所や作業のやり方を聞いたりして引き継ぎをしました。
属人化、そろそろなんとかしたい
システム開発をしていると"属人化"という言葉はかなりよく聞きますが、なかなか属人化は防げていない様子。
そろそろ何とかしたくないですか。
完全に防ぐのは難しいとしても、少しでも防げないものなのでしょうか。
冒頭のお客様と話していて、属人化を防ぐポイントを２つ見つけました。
属人化防止ポイント１：人はすぐ忘れる
属人化って、「この業務なら自分はすらすらできるけど、他の人はできない」ということです。
自分はやり方を覚えているから、すらすらできるんですよね。
もし自分も忘れちゃったら、できませんよね。
ずーっと覚えていられるという自信があるかもしれないけど、ちょっとやらなかったら忘れちゃうと思うんです。
そう、人って結構すぐ忘れる生き物。
「自分も含めて人はすぐ忘れる」ということを念頭に置いて、仕事をするのがポイントだと思いました。冒頭のお客様もおっしゃってました。
忘れることを前提にすれば、ちょっとしたメモを残すようになるし、他の人にも伝えておこうという行動につながります。
属人化防止ポイント２：自分はいなくなる
辞めるまでずっと同じ業務をするっていうケースも少ないと思います。
そもそも自分が辞めたら、あとは誰がその業務をするのでしょう。
「いつかは自分もいなくなる」というのがポイントです。
それは明日かもしれないし、１年後かも、いや１０年後かも・・・。
わからないけど、いつか訪れます。その時のために、準備しておく。
ある意味、終活に通じるところがあるのかも。いつになるかわからない終わりの時のために準備しておくって。
人事異動を使って属人化を防げ
急な人事異動は大変ですが、それをきっかけに属人化していないかなーというチェックの機会にしちゃいましょう。
次の人事異動は私かも、と思っていつでも引き継げるようにしたらいい話。
私一人で行う業務はないけど、他の人と協力して進めている業務は自分がわかっていること・していることを資料として残しておかないと、と改めて感じました。