Excelでエビデンスとるな。こんにゃろう。
■Windowsのエビデンス
一応私はサーバエンジニアだ。Windows系のサーバを触ることが多い。WindowsではサーバでもGUIから設定を行うのがいまだに主流だ。メンテナンスでエビデンス（作業記録）を取る場合、やはりスクリーンショットを画像で保存するのが多い。
ここでWindowsに愚痴りたい。標準のペイントがしょぼい。いや、ペイントがしょぼいというより、なんでPrint Screen押して直接画像を保存できないのだろうか。Metoroインターフェイス作ってる暇があったなら、そういう地味な改善をしてほしいものだ。
GUIで動く仕組みには、やはり画像でエビデンスを取ることになる。ウインドウの内容を機械的にテキストに出力してくれるような仕組みでもあれば楽なのだが、そこは期待できない。画像では、設定値をそのままコピペしたりできないので、やはりテキストベースのエビデンスが取れた方が個人的にはうれしい。
■方眼紙に以外にあったExcelのヘッポコ活用法
エビデンスを取得した後の活用方法について私はうるさい。取得したエビデンスは、手順書やレポート等、活用できる範囲が広い。また、活用できなければ取得するめんどくささにメリットが無い。きちんとエビデンスに基づいたドキュメントというのは、説得力があるのだ。
そんなエビデンスの有効利用ができないのが、Excelで画像を張り付ける方法だ。この方法には、一つのファイルで作業が完結する以外のメリットが無い。この方法を使う人に問いたい。たまたま手元にExcelがあったから使っただろ？サーバとかLinuxでエビデンス取れんぞ？そんな汎用性の無い方法を使っていては、仕事の幅が広がらないぞ。
■きちんと画像で取るメリット
Excelを叩く前に画像ファイルでエビデンスを取るメリットを伝えよう。まず、フォルダで整理がつきやすいことだ。Excel整理するとしたら、せいぜいシートを分けるくらいだ。後は張り付ける場所だ。Excelの場合、張り付けた後にマウスでスクロールするので、オペミスで位置がずれることがある。そうなると、画像の順序が分らなくなる。
一方、画像ファイルで保存した場合、作業後に dir コマンドをかければ、ファイルとファイルの作成日の一覧が簡単に出る。これを計算すれば、プロセスごとの作業時間も細かく算出できる。
また、画像ファイルで保存しておけば、画像の閲覧ソフトでタグ付けしたり、Wikiに張り付ける等が可能だ。Excelに張り付けた人。ここらへんどうしてるのかな？また、Excelでは一つ一つの画像に名前が付けられない。いったい、どう管理するつもりなのだろう。
■何でもExcelで済まそうとするな、こんにゃろう
安易にExcelで済まそうとしてるからスキルがいつまでも上がらないんだ。Excelで張り付けたエビデンス、どういう形式で保存されてるのか把握してんのか？エビデンスと報告書、混同してないか？Excelでエビデンス取られると、報告書や手順書に加工するのが凄く面倒なのだが。単にその方法しか知らないので便利というのは、いい加減にやめてくれないか。
あと、画像の圧縮オプションの存在、知ってるか？圧縮無しで大量の画像をExcelに張り付けられると、容量がやたらデカくなって迷惑です。しかも、それをメールに添付して、30MB超えてメールで送れないだぁ？アホか！鼻の穴にロケット花火突っ込んで、月まで飛んでってください。
誤解の無いように言っておこう。Excel自体は素晴らしいソフトだ。ただし、ピボットテーブルや関数をきちんと使いこなしてこそ真価を発揮する。こういう機能を把握すると、Excelで文書を作成することが本来の機能でない事が理解できる。また、Wordでもきちんと使い方を訓練すれば、文書作成の質は飛躍的に上がる。その状態まで訓練すると、Excelで文書を作る気すら起きなくなる。Excelはデータを管理する用途で使うようになる。
美女と豚を間違えたようなExcelの使い方をする人が多いから、日本のITはレベルが低いのか。最近、本気でそう思えてならない。
コメント
akatsuki
普段この手のものにコメントを寄せることなどないのだけれど、
あまりに内容に同意しすぎて衝動的にコメント…。
業界に（用途を錯誤した）Excel至上主義が多すぎて頭が痛い。
IT業界の人間が仕事で使うアプリケーションを使いこなせないなんて、
プロとして恥ずべきことですよねえ。
Anubis
akatsuki さん
コメントありがとうございます。
IT業界以外でもそうですが、ツールを使いこなすことに工夫をしているところは、それなりの結果って出ているんですよね。
Excel至上主義の人は多いですが、ピポットを使いこなしてる人はあまりいない。それどころか、フィルタの機能すら使い方を間違えているケースも多い。
使いこなせずに至上主義をかかげるのでタチが悪い。
らっは
excelをベースに使う文化は、自分のためというよりも周りの人のために最大公約数的に使ってきたのが広まった結果と感じます。
project内外の人、例えばレビュー者や検証者に何の説明もすることなくエビデンスを渡して後は間違いなくプロセスが進む。
図を貼り付ける、並べる、見出しやインデックスを付ける、説明を加える、など、作成する側は手間がかかりますが、参照する側の人は、1ファイルだけ認識、入手しさえすれば、後はＯＫ となる。
事前の取り決めも少なくて済むし、excelを開ける能力さえあれば見ることができる というわけですね。
ITエンジニアに限らず、大きな会社の会社員の誰もが唯一知っているツールとなるとexcelが思い浮かびますしね。
Anubis
らっは さん
ご意見ありがとうございます。
もう一つExcel使う人に対しての疑問ですが、エビデンスと報告書って違うと思うんです。
IT以外の業界だったら、データをサンプリングして（これがエビデンスにあたる）データが揃った時点で、データを解析して報告書という流れになります。
いきなりExcelで云々というのを聞いていると、IT業界の人はサンプリングしたデータと報告書をごっちゃにしてるような気がします。最大公約数というなら、PDFの方がふさわしいと思います。完成した書類であればそれ以上の変更は無いので、Excelの必要は無いのではないでしょうか。
業界全体で、かなり根本的なところから勘違いしている気がします。
builder
エビデンスの定義が画像だけになってないですか？
画像だけでどう証拠品になるのでしょうか？
何使おうが、「証拠」になって、後で見て「証拠」と
なれるデータであればよいので、なに使ってもいいですよね。
ごく一部の実務状況のみで
エクセルでエビデンス作るのだめとか
ITのレベルが低いとかスキルあがらないとか。。。
日本人として恥ずかしいのでやめてください。
Anubis
builder さん
まず、画像でのエビデンスの残し方について書いたコラムです。
この時点で話がずれています。
GUIがメインのソフトで、画像のエビデンスを取るのは一般的です。
一部の実務状況ではありません。
> エクセルでエビデンス作るのだめとか
> ITのレベルが低いとかスキルあがらないとか。。。
これについてはきちんとコラム内で理由を説明してます。
その内容について思うところがあるのでしょうか？
（もしくは、理解できないのでしょうか？）
たぶん、IT業界で働いたことのない方と思われます。
そうであれば、話が通じないことも納得がいきます。
あと、内容をきちんと理解できずに"日本人として恥ずかしいのでやめてください。"はいかがなものかと思います。
utenmiki
snipping toolを使えば、少し楽になるかと思います。
やまぐち
うーん、でもぶっちゃけどっちでもいいよね
エクセルに画像を貼りつけても、画像ファイルで残しておいても
どちらのやり方もエビデンスとしての役目は十分に果たしていて
かつ、どちらのやり方でやっても１Hも工数は変わらないわけで
重隅ネタのような希ガス
品質にも工数にも大して影響を与えない改善案はぶっちゃけ出さないほうがいいのかなー？って考えるようになりました年取ったら
Anubis
> utenmiki さん
あまり使ったことが無いので、今度試してみようかと思います。
> やまぐち さん
コメントありがとうございます。
> どちらのやり方でやっても１Hも工数は変わらないわけで
> 重隅ネタのような希ガス
むしろ、画像でエビデンスを取得する方が時間がかかります。
また、ファイル名とか考えなくてはならないので、更に時間と労力がかかります。
ただし、その後の工程とドキュメントの質に大きな差が出ます。
> 重隅ネタのような希ガス
問題解決の突破口は重箱の隅にあり！（笑）
実際、Excelを使用している人の大部分が、
エビデンスを取る作業の効率を重視している。
その後のエビデンスを活用するための話が全く出てこない。
そこが大きな問題だと思います。
実際のところ、誰でも効果があると思うような改善案なんて
現状で出尽くしてます。
ここら辺、こらむのネタとして面白そうなので、いずれ書いてみようと思います。
Anubis
>通りすがり さん
・・・このツール、微妙なんですよね。
> G.O.R.N さん
> Windows 8以降では Windows Key + PrintScreenでスクリーンショットフォルダにスクリーンが保存されます
情報ありがとうございます。ここの部分だけは人に役に立つので残させて頂きます。
だが、言い方が失礼なのでコメントは削除させて頂きました。
しかも、コラムの内容を読み違えている。
せっかくの情報も、ただの当てつけに使われるのでは残念な限りです。
不愉快なので、私のコラムへのコメントは今後控えて頂けると助かります。