ちょっとした発想の転換が楽を呼び込む
こんにちは、手塚規雄です。
さまざまなものがITによるシステム化で楽になっているものがあれば、仕事で逆に面倒くさいままのものも多いです。その面倒くさいものは実は発想の転換で楽になっていくものが多いと思っています。
客観的に見るとハンコって非効率じゃね？
電子国家エストニアに比べ日本は「既に技術後進国」？ 「日本は発展していると思っていた」とエストニアのITエンジニアも驚き（https://news.careerconnection.jp/?p=48814）
このニュースを見た時に、今思うとなんで日本は「印鑑」にこだわりすぎているのかな？と思いました。個人でも認印、銀行員、実印とあるし、法人では角印はよく使います。さらに仕事でも職印などがあります。職印に関しては職印を電子ファイルに押印するアプリもあるぐらいです。初めてその存在を知ったときにはものすごく違和感しかなかったのを覚えています。
紙から電子化されたので、印鑑まで電子化して同じように扱うってなんで？という感じだと思いませんか？たしかに「文化」と言ってしまえばそれまでです。でも一度疑問に思ってしまえば「文化だから」というのは言い訳にしか思えなくなってしまいます。
でも残念ながら印鑑文化は当分続くでしょう。住民票＋印鑑証明書＋実印で色々な証明として使えますが、マイナンバーカード１枚のほうが統一されてわかりやすい。セキュリティに関しても、色んな反論は有ると思いますが、私個人の意見としては印鑑とカードなんてそれほど大差ないと思います。
ただ遊びとしてのハンコは好きですし、棋士のかたの落款はカッコイイです。
マニュアルってドキュメント化しないとダメなの？
ハンコのシステムから離れて、仕事で何か例がないと思いました。そこで作成作業が大変なマニュアルに話を変えてみます。
操作マニュアルは作るのが非常に大変です。ただ作ると紙にして配布できる利点はあります。逆にダメな点としては文章と写真だけでは物事を伝えるのは大変です。
そこで思うのはマニュアルを動画化するのはダメなんでしょうか？システム開発する時にプロトタイプを作成して、視覚的にも操作感覚的にもわかってもらい手法があります。マニュアルもプロトタイプでないけど動画化したほうが、使っているところを視覚的に見せるほうがわかりやすいし、変な図解を表現するより実物を見せたほうが簡単だと思います。
それをすべて文書化するから表現も面倒くさいし、写真での表現も限界があると思います。
操作マニュアルが動画化されている企業はたくさんありますけど、企業内システムのマニュアルも同じように動画化したほうが簡単だと思います。別にSNSにアップロードせずに社内サーバだけに格納しておけばセキュリティ的にもドキュメントと変わりません。
以前からあったものに引きずられやすい
私自身もそうですが、どうしても以前からあるものに従ったほうが楽ですし、そこに対して反論して変なやつに思われるのも嫌です。そして一番間違いが少ないように感じます。でもそれではいつまで経っても何も変わりありませんし、仕事を楽にするのは夢のまた夢です。だからこそ、今あるものに対して疑問を持つような習慣を持ってみるのが大事です。
疑問を持ったところで今までのほうがよいものもあります。ダメなものがあってもそれより良い案が思い浮かばないことも普通のことです。でも、ふとした瞬間から何か解決案がでてくることも多いです。今回のニュースも海外が日本に対する疑問というのが一番わかりやすいケースだと思います。
そんな事にアンテナを貼ることで疑問に対する解決案を思い浮かぶように少しずつなっていきます。
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コメント
通りすがりですいません
マニュアルのドキュメント化は必要なのかって話ですが、
個人的な経験で申し訳ありませんが、
動画化って思った以上に手間がかかったなーと感じることが多いです。
操作間違えたから撮り直しとか、操作が鈍臭くて時間長いから編集しなきゃとか、変なの映っちゃったとか。
特に発展途上のアプリやWebサービスだと、UIや機能追加のたびにイチから撮り直しだーってことになり、専任用意してくれって思うことがありました。
であれば、必要な画面を片っ端からキャプチャしてドキュメント化した方が作業規模が読めるし、部分的な変更も簡単という利点もあります。
ケースバイケースかなと感じてます。
やっぱりユーザビリティとしての分かりやすさ、誰でも直感で基本機能は操作できるUIを目指そう、がベストとは思いますが。
ちなみにハンコの件は激しく同意です。
フリーソフトでハンコ画像貼付るのも、テキストで名前日付入れるのも変わらんだろと思いながら、客先が求めているので毎日貼り付けております。
日本の社会はちょいちょいデジタル化を勘違いしてますよね。
kaie
マニュアルの動画化は、僕自身が会社で立案して一部行ってみましたが、
非常にメンテナンス性が悪いのと、ピンポイントで欲しい情報が取れないので、あくまで補助的な位置づけという結果になりました。
やはり体系化されたドキュメントがマニュアル管理には程よいと思います。
とくに撮影環境を選べない点がネックですね。
マニュアル同様きっちりしたものが求められるので、余計なものや音、話し声とかはいっただけでもNG出されることが多いです。顧客からの電話とか制御のしようもないですので・・・。
ハンコの件もそうですけど、日本の斯くあるべしといった気質を変えないと難しいでしょうね。
匿名
わかりやすいかと思って説明を全て数分ずつの動画にした社員がいるんだけど、忙しい利用者はそんなの見ないで結局聞いてくるんですよ。
たとえ3分でも、自分の興味ない部分、知ってる部分まで含めた説明動画をみようと思う利用者はいないようです。
分からない、ここだけ教えて、というのは検索性が高い文章でないとだめでした。