391.仕事の優先順位を考える(パクパク)

» 2024/11/20

初回：2024/11/20

　『仕事の優先順位』を決めるのは、なかなか厄介な仕事です。

P子「『仕事の優先順位を決める』という仕事の優先順位は高いの？」※1

　当然、第一優先です。というのは、これを決めずに仕事に取り掛かるから、重要度を勘違いしたり全体のパフォーマンスが落ちたりします。

P子「なんか、まともなお話になりそうなのに、タイトルがふざけてない？」

　すでにご存じの方もおられると思いますが、キャリコン高橋さんのコラムからタイトルだけパクパクさせてもらったので、オリジナルとの違いを明確にしておこうと思っただけです。

　≪参考資料1≫
　　https://el.jibun.atmarkit.co.jp/career/2024/11/652.html
　　第652回　仕事の優先順位を考える
　　2024/11/11
　　キャリアコンサルタント高橋

1.仕事の優先順位(復習)

　まずは、オリジナルコラムから、「時間管理のマトリックス」を再現してみます。

　・「緊急度＝高い、重要度＝高い」... 第１領域
　・「緊急度＝低い、重要度＝高い」... 第２領域
　・「緊急度＝高い、重要度＝低い」... 第３領域
　・「緊急度＝低い、重要度＝低い」... 第４領域

　　　　　　　　　緊　急　度
　　　　　高い　　　　　　　　低い
　　　　　　　　　　　↑
　　　　第１領域　　　│　　第２領域
　高い　『必須』　　　│　　『価値』
重　　　　　　　　　　│
　　　　　　　　　　　│
要　←─────────────────→
　　　　　　　　　　　│
度　　　　　　　　　　│
　　　　第３領域　　　│　　第４領域
　低い　『錯覚』　　　│　　『無駄』
　　　　　　　　　　　│

　さて、『仕事の優先順位』ですが、仕事として割り当てられたからには重要度や緊急度に関係なく『必須』です。緊急度が低い仕事を長期間手を付けずにいると、後々、緊急度が高くなります。その頃には手遅れになっているかもしれません。と、その前に先のマトリックスについて、少し考察しておきましょう。

　これらの仕事がすべて『必須』になっているのですが、最も優先順位が高いのは『仕事の優先順位を決めるという仕事』です。

　では、最初に行うべき仕事は何かというと、『仕事を無くす』『仕事の領域を変える』です。領域を変えるというのは、緊急度の高い仕事の緊急度を下げたり、重要度を下げたりすることです。

P子「重要度を下げるって、どういう事よ」

　ちょっとややこしいので、ひとつづつ解説します。

2.『仕事を無くす』『仕事の領域を変える』

　まずは判りやすい『仕事を無くす』について説明します。

　第４領域の『無駄』な仕事でも、業務として行うように決めれれているなら行う必要があります。でも本当に『無駄』なら業務として行わないようにすべきでしょう。必要のない仕事、無意味な仕事(『ブルシット・ジョブ 』)を無くという仕事は、私的には緊急度も重要度も高い仕事だと思っています。

　これを『業務改革』と呼んでいます。

P子「あなたが勝手に分類してるのよね」

　仕事を無くすというのは非常に大変な仕事だから、相当な覚悟が必要です。

　次に『仕事の領域を変える』とは、簡単な例で言うと、部長決済を課長やリーダー決済にするとか、重要度の高い第２領域の仕事を緊急度を高めて第３領域に持ってくるとか、そういうことです。重要度は高いが優先度が低い第２領域の仕事は、手を付けないという事が往々にあります。これを細分化することで緊急度を高めることで、個々の作業の重要度を低くすることができます。例えば、先の高橋さんのコラムで第２領域の仕事として、下記の４つが例として挙げられていますが、

　　・勉強や自己啓発
　　・体力づくり
　　・部下の育成
　　・家族との時間

　勉強や体力づくりを、毎日30分づつ取り組むとか、毎週の定例会を部下の育成に活用するなど、第２領域から第３領域に持っていくことができます。

　同様に、緊急度の高い『第１領域』の業務を自動化や省力化などにより緊急性を緩め『第２領域』に持っていくや、ツールやシステムを利用して技術者しかできなかった仕事を事務的に対応できるようにしたり(第１領域から第３領域への変更)などを行います。

　これを『業務改善』と呼んでいます。

P子「仕事自体は無くならないけど、作業効率はアップするのね」

　当然、これらのサイクルを回すことで、第４領域までシフト出来た仕事は、最終的になくすところまで持っていきます。

3.残った仕事の優先順位

　さて、当然仕事は『ゼロ』にはなりません。そこで残った仕事はやはりすべてが『必須』という事になります。

　では、この残った『必須』の仕事の優先順位はどうすればよいのでしょうか。

　判断するのは『緊急度』と『重要度』ですが、今問うているのはあなた自身...つまり個人の業務の優先順位です。そこで判断ミスをしがちなのは、『個人の業務としての緊急度と重要度』で優先順位を付けてしまうというものです。

P子「個人の業務なのに、個人の業務の緊急度と優先度で判断してはダメなの？」

　例えばあなたの納期が1か月先で、作業自体も軽微だったので、優先順位を下げていたとしましょう。でもその作業を受けて、次の担当者も作業をするとします。当初のスケジュールでは、1か月後に受け取ってから次の担当者が作業に入る予定でしたが、現時点で手が空いており(または時間に余裕があった)が、1か月後に仕事に取り掛かる際に別のトラブルでその作業が出来なくなり、結果的に全体スケジュールが遅れたとします。もちろん、他部署の状況も判りませんし、あなた自身も納期通り仕事をこなしていたので責められる筋合いはありませんが、私は優先順位を誤ったと思っています。

　仕事の優先順を決めるにあたっての緊急度と重要度は、その仕事が次に渡るかどうかを考えるべき事柄だと思っています。

　下流に渡る仕事の場合は、緊急度を高く設定するという事です。

　案外、これが出来ていない人たちが多く、また、上流が納期遅れしたので、下流のスケジュールを変更します...なんてことも多々あります。スケジュールの変更なんて、本来、変更がなければやらなくてよい仕事なのに緊急度も重要度も高い仕事になってしまいます。

　後は個人的な好みかもしれませんが、『緊急度』と『重要度』以外に『大きさ』も判定基準に入れています。大きさというのは作業時間という意味です。私は、『小さい仕事』から優先的につぶしていきます。これは単純な事で、手持ちの仕事の数(量ではなく)を減らしたいからです。
　まあ、手持ちの仕事の数が多いと、頭のスイッチング...切り替えが多く発生するので集中できないとか、あるので、出来るだけ手持ちの仕事は減らすようにしています。ただし、外から見られた場合、仕事が少ないとか、暇そうに見られます。出世したいなら、いかにも多くの仕事をしているように見せるために、細かい仕事をいくつも並行で行っているのが良いでしょう。

P子「時々いるのよね、何となく忙しそうに見えるのに、ほんとは忙しくない人が...」

4.まとめ

　ここまでをまとめると、私の仕事の優先順位は

　　1.業務を無くす『業務改革』
　　2.業務を見直す『業務改善』
　　3.下流に渡る仕事
　　4.作業量の小さな仕事(数をこなす)
　　5.作業量の大きな仕事

　という事になります。

P子「この順番を一般の人にも薦めるの？」

　一般の人の場合は、3から実践してみてください。

　経営者や管理者の方々は、1,2を行うべきですが、残念ながら仕事を増やすことしかできない人が多いようです。

P子「また、そんなこと言ったら、管理者に睨まれるわよ」

　ほな、さいなら

======= <<注釈>>=======

※1 P子「『仕事の優先順位を決める』という仕事の優先順位は高いの？」
　P子とは、私があこがれているツンデレPythonの仮想女性の心の声です。