プロジェクトの議事録を読んでいて思ったこと
議事録が面倒くさいです。決定事項に関して簡素に書けばいいのですが、何で雑談の内容まで拾っていちいち書き起こすのでしょうか。事前に資料を確認していない人の無知っぷりを文章に起こしても、「コイツは馬鹿だった」程度の結論にしか至りません。時代は進歩したのだから、カメラとマイクを設置して動画で保存したらいかがなものかと思っています。
そうやって苦労して作成した議事録は、名目上「エビデンス」として残ります。何かあったときの事実証明としての役割ですが、実際はことごとく覆されます。残った議事録を読み返すと、特定人物の傍若無人っぷりがよく分かるだけだったりします。せっかく苦労して作っているので、理不尽な発言があった時には議事録を引用して「いい加減なことを言わないでください！」くらいの勢いで突きつけてもいいと思います。
議事録というものは、単に一つの会議のやりとりを文書化したに過ぎません。記録として残すのであれば、課題に対しての返答をまとめるだけでも充分です。プロジェクト全体の流れを伝えたいなら、エンジニアライフのリーベルGさんのような文章力のある人に、小説仕立てで一筆書いて頂くのがいいと思います。とりあえず、後からどう活用するかを検討せずに作られた議事録が多いです。
ちなみに、一つの会議をきちんと伝わる形の議事録に書き起こすにはかなりの手間がかかります。本来であれば、会議で交わされた一言一句を文字に起こして読み直す。その内容から、議題についての返答をまとめて、会議に参加した人に提出して内容に相違の無いことを確認して捺印してもらう。そのくらいしなければ議事録の質は確保できません。会議の度にこれをやっていたら、いくら手数があっても追いつきません。
とりあえず、自分の関わっていないプロジェクトの議事録を読んでみましょう。作ることの目的が決められていない議事録というのは、意図が無いのでつかみ所がありません。どのように業務改善に活かすかという観点から見ると、ただのゴミです。単発の記録としては体裁を保っていますが目的がハッキリしません。以上が、とあるプロジェクトで議事録からプロジェクトの全容を探ろうとした時の感想でした。