テストど素人、WACATEに参加した（3）：「報告書の意義と目的は何か」

コミュニティ活動

» 2010/07/01

　WACATE2010夏のレポート3回目。初回は開始前の様子、2回目は開始直後から自己紹介（ポジションペーパーセッション）までをお伝えしました。今回からは、2010夏のテーマである「報告」について、学んだことなどを書いていきます。

■報告書は○○○○○への××××

　グループワークの前に、講義的なセッションがありました。「報告書は○○○○○への××××」というタイトルで、実行委員の近江さんが講義されました。何への何なのかは、講義中に明らかになりました。

■なぜ報告書が必要なのか

　そもそも、報告書とは何なのか。なぜ報告書が必要なのか。そういえば、「『報連相』が大事なんだ」と新人時代に教え込まれたものの、なぜ大事なのか、という理由まで深く考えたことはなかったかもしれません。

　例えば、先輩から「プロジェクトの進捗報告書を書いておいて」と頼まれたとします。どうしますか？ とりあえず、現状を書いておけばいいですかね。書いたら先輩に出せばいいですかね。しかし、このように適当に作ろうとする報告書には、

• 誰が頼まれても同じ報告書になるか

• 誰に伝えるものか

• 何を見せるものか

という観点が抜けているかもしれません。

　○○○○○と××××の答えを書くと、「報告書は特定の相手への見える化」となります。つまり、報告書はなぜ必要かという疑問は、報告書はなぜ「見える化」するのか、と言い換えられます。

　プロジェクトの進捗報告書の場合、報告書を見るのは先輩かもしれませんし、その上のPM、もしくは上司であるかもしれません。そのような方々からしたら、単に「あれした」「これした」というものだけを見たいわけではありません。進捗報告書を読んで、

• 人員は不足していないか（メンバーを追加すべきかどうか）

• スケジュールに遅れが発生していないか（納期を変更すべきかどうか）

といったことが知りたいはずです。

　ここまでをまとめると、

• 報告書は特定の相手への見える化

• 「見える化」には目的がある

　つまり、報告書には「相手」と「目的」という視点がなくてはなりません。

■報告書の書き方・出し方

　報告書を書く際は、先述のように「相手」と「目的」を知る必要があります。では、報告書には何を書くべきか。

　報告書を書くための定量的なデータ（メトリクス）や定性的なデータがあるとして、それらを用いて報告書を書くためには、「相手」と「目的」に合ったデータを考える必要があります。例えば、先述のPMや上司に見せる場合。細かいデータをずらずら書き並べられても「で、結局、人は足りてるの？ スケジュールはオンスケなの？」と思われてしまうので「細かすぎる話は要らないな」ということになります。また、「次の工程がスケジュール的に厳しい」と書くと「現工程は正常に終わるのか」ということが気になるはずです。更には、バグの発見・修正状況やチームメンバーのモチベーションも知りたい情報です。

　そのような情報を、「相手」と「目的」に合わせて見やすく書かなくてはなりません。箇条書きにしたり、グラフ化してみたり。相手によっては専門用語の方が分かりやすいか否か、という観点もあります。

　そして報告書が完成したら、「相手」と「目的」に合ったタイミングを見計らって提出します。相手の都合というのもあるでしょうし、すぐにでも見てもらわないとならない報告というのもあるでしょうし。

　まとめると、報告書を書くには「相手」と「目的」が必要で、それらにあったデータ、見やすさ、タイミングで書いて提出しましょう、ということです。

　グループワークの前に、このような講義をされるということは、当然「報告書の改善」がテーマとなるグループワークでは「相手」と「目的」を意識しなければいけないよな、と漠然と思っていました。

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　今回は以上となります。次回はグループワーク（1日目）について書いていく予定です。

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　次回予告：「GQM法で報告書改善」