Excelの使い方模様
■道具の使い方でものの見方が分かる
「Excelは万能ツールだ」
なんか、そんな一言を聞いたことがある。確かにいろんな使い方ができる。裏を返せば、変にいろんなことができてしまう。
確かに、セルの幅の調整や図形の配置は直感的にできる。しかし、数式は直感的とは言い難い。ある程度熟練が必要だが、使いこなすといろいろできる。もう少しがんばってVBAを覚えると、さらにいろんなことができる。
直感的でいろんなことができるが故に、いろんな使い方をされる。いろいろな人の使い方を見ていると、その人の考え方が表れるように思えます。
■紙の延長として使われる
行間や色がそろえられて、一見きっちりそろった感じで見える。でも、よく見ると、数式が1つも入っていなかったり、合ったとしても最後に合計を出すだけ。
そんなファイルしかないプロジェクトがありました。データを集計するのにどうしていたかというと、皆コピペで別ファイルに貼り付けていました。フィルタでもかければ一発ではじき出せるものを1つひとつ作業していたので、効率が悪かった。
紙の代用品みたいな使い方だったので、Excelの演算機能がまったく使われていませんでした。ちなみにこのプロジェクト、炎上して大赤字をはじき出しました。
■でかい表として使われる
別のプロジェクトでの話です。1つのExcelファイルの1つのシートに、業務上のほとんどの情報をまとめていました。1つの表にまとめていたので、とても印刷できる代物ではなかった。
確かに、紙としては成り立たないものをExcelを使うことで実現できている。特定のファイルを見れば、業務上の全情報を把握できるので便利ではあった。
しかし、とてつもなく読みにくかった。そこのプロジェクトのリーダーは、表の情報をほとんど覚えていて、確認用くらいでしか使っていなかった感じでした。
■DBの代わりとして使われる
発想はいいのだが、数式が複雑になりすぎたり、VBAが入り組んだりと、すごいことになっていたりする。中身を調べると、いろいろなウルトラCが見られる。
ただ、ここまでするならAccess使った方が早い！ ということが多い。もしくは、1つシステムを開発した方がいいんじゃないか？ というレベルのものもあったりする。たいがい、何年も積み重ねて作られていて、不審な挙動があったり、メンテナンス不能に陥っていたりする。
確かに、Excelは便利だが、性能の限界を超えた処理を無理矢理行うと悲鳴を上げるようです。また、VBAなどを作り込むなら、仕様書っぽいものも必要なのかもしれない。
■いいなと思った使い方
やっぱり、Excelは個人用のツールです。そこを押さえて使うべきかと。うまい使い方をしてるなという人は、Excelでできることをよく理解しています。1つ言えるのが、「データを入力するシート」「計算するシート」「閲覧用シート」と分けていることです。
印刷するシートに直接データを入れると、一見便利そうですが、数式が複雑になったり、使い回しに不便だったりするんですよね。こういう細かい使い方についた書かれた本は、日本の書店にはなかなか置いていません。また、実際の業務に携わっていて、Excelの使い方を教えてくれる人もあまりいません。ツールの使い方次第で、情報の見通しが格段に良くなることもあります。もっと一般的に、Excelの使い方について考えられてもいいような気がします。
あと、意外にも技術系の人より事務の人の方が、Excelの使い方はうまいように思えます。自分の専門の技術は深めるのも大事です。しかし、自分のスキルを生かすためには、知識の深さだけではなく、ExcelやWordなどの地味なツールを使いこなすことも重要です。
Office系のソフトって、思うより奥が深いです。