これって、コミュニケーション不足？
demitasuです。閑話休題で今回はちょっとしたつぶやきです。
■こういう時って、どうするのが正解？
資料の作成依頼で、
- 何のために
- どのような用途で
- いつまでか？
の説明があまりない場合、当然、対応は後回しになる訳ですが、放置しておくと、
- ○○○○はできたのか？？
- 今日には欲しいんだけど
- これだけじゃ足りなくて、こういうものが欲しいんだよ
と言われ、急いで対応するハメになります。
説明が不足しすぎなんだよ！！ って言いたくなるのをぐっとこらえます。こういう罠を減らすようにコマめに確認をしたとしても、
- 依頼内容が変わってる
- 記憶をなくす
- 議事録があっても状況が違うとひっくり返される
- その他
という荒業にあった場合、どうするのが正解なんでしょうね？
コメント
ん〜そういう場合は相手ときちんと合意を取ることが一番いいかと。
「ここからここまでで、明日（もしくは明後日）まででいいですか？」っていった感じで。
こっちだって他にやることあるわけでボランティアで仕事をしているわけではないので、そこはきちんと合意をとったほうがいいです。
コロコロ内容かえてくるなら「内容が固まってないのなら固まってからお願いしにきてもらっていいですか？」っていう話もできると思います。
荒業に対しては、それが出来るのなら受け入れてもいいですが、「何か無理だな・・・」って思うのならその理由をきちんと裏をとって相手に説明し納得させた方がいいですよ。
なんでも受け入れいい人になってしまうとタスクが溢れパンクします。
Jitta
打ち合わせ後に、「決定したこと」「検討したこと」「課題」をレポートする。
「こちらの意図とは違うけど、正しく理解されているのだろうと思ってました」と言い出した相手に対しては、録音することを考えた。
記憶は、後で色々操作されてしまうので、その場で記録して、合意をとるのが良いと思います。
みりゅ
仕事には優先順位と期日がありますよね。
依頼については、「これこれの仕事があるので、
この位に着手して、完成はいつ位になりますが
いいですか？」と、いうように相手に聞きよう
になるのかなと思います。
別の依頼を抱えていて、相手の依頼の
優先順位が分からないときは、
「○○さんと調整してもらえませんか」
のように関係者同士を結びつけることも
必要かも。
(例えば、A部長からの依頼とB課長の依頼があって、
部長からの依頼が常に優先されるという訳で
なくて、あくまで仕事の内容でどれが優先
されるかということなので)
今の仕事の重要度や優先度の関係で
相手の依頼が受けられない場合も当然起る
わけで。
依頼を受けたときに「足りないかな」とか
「こういうことかな」と少し想像が入る部分は、
「こういう風にしていいですか」とか「こういう進め方でいいですか」
とあらかじめ聞いてから相互認識を得られるように
しておいた方がいいかもしれません。
足りない部分、内容の異なる部分など
はっきりさせることも必要な場合があります。
同じことばでも、人によって認識の違いやずれが
有る場合もあります。
依頼内容が変わっていたり、状況が変わって
いるということは、成果物は相手の求めるものと
当然異なっています。相手は苦情を言ってくるで
しょうが。
そこは、これはこういう内容ということで
こういう風にしてました。
これということでしたら、あとこれ位掛かります
がいいですか？ ということになるでしょうか。
依頼を受けるか受けないかは、やはり今の仕事
との兼ね合いでしょう。
Jitta
よく見たら、プロジェクトに恋愛感情を持ち込んで…のコラムの方でしたか。
なんか、あっちのコラムから受ける印象と違う………
Mad Hatter
「閑話休題」を逆の意味で使ってませんか?
話を本筋に戻すようなときに使う言葉ですよ。
みりゅ
まぁ、比較的余裕があって、依頼された仕事が、すぐ片付きそうな
ときは、期日に関係なく、依頼直後に取り掛かる場合がありますね。
というのも、比較的期間の長い仕事に着手していて、そこで
何か問題が発生すると、当然その対応に追われることになります。
割り込みで高優先順位の仕事が舞い込んでくるときもあります。
そうすると、簡単だけど、いつまでというはっきりしない依頼
の方も、「ごめんなさい、できなくなりました」と
いうことになります。
そこで、依頼の完了までの期間で、代わりにやってくれる人が
見つからないと、依頼主も困ると。
まぁ、問題などで「遅れ」が発生して、「何やっていたんだ」と
人に言われることになる訳ですが、そのときは関連する仕事なら
「これこれの仕事をしていました」と説明できるようにしておく。
あるいは、関係しないなら「申し訳ありません」しかない訳です。
どちらにしても、複数の作業が被るという人は、仕事の側か
個人の側のどちらかに「余裕(バッファ)」がないと遅れや問題に
対応できないです。
依頼主のイメージと違うことでの「手戻り」ということを考えると、
早めに仕上げるのが、取り敢えず経過や成果の一部が出ていて
良いのですが。
遅れや問題が発生したときの対応策っていうのは、それ自体の
重要性や、それまでの成果や支援体制でも変わってきますから
すべてを想定するというのも難しいかもしれません。
まぁ、できること、やれることを想定しながら仕事していくしか
ないです。
あまった時間で、ふとこのようなことが浮かんできました。
demitasu
stryhさん
そうですね。合意は一応とれるんですけどね。
裏をとって、1度とことんやらないとダメですね。
Jittaさん
おっしゃるとおりです。顧客対応だといいですね。
社内だと録音はちょっと厳しそうですね。
みりゅさん
そのとおりですね。
Mad Hatterさん
確かに言葉間違ってますね。ありがとうございます。
みりゅさん
ありがとうございます。
ある程度、いろんなケースを想定しておくという事ですよね。