相手に伝わる説明を心がけよう -何言ってるか分からないを防止
このエクセルファイルを修正してください
私はあるサイトにエクセルVBAのプログラムを作るサービスを出品しています。このサービスに既存のVBAの処理を修正する見積もり依頼がきました。ある店舗の売上の報告書を作成するエクセルファイルのようです。
- 消費税の欄を8％と10％の2つに分けたい
- 担当者欄に表示される人の名前を変更したい
- ○○の項目を追加したい
など、いくつもの要望が書かれていました。なるほど、わかりまし...
「ちょっと何言ってるか分からない」
ところが、添付されているエクセルファイルを開いてみるとずいぶん複雑です。そしてシートやコードを見ても上記の要望に関係する項目が出てきません。
「ちょっと何言ってるか分からない」
私は急にサンドサンドウィッチマン富澤の気分になってしまいました。
おそらく目の前で使うところを見せてもらえばすぐに分かるのだと思います。けれども説明文章とファイルだけでは判断がつきません。依頼者の方にとっては、いつも自分が使っているツールなので、入力するのはこの部分、というのは当たり前なことです。説明するまでもない、と思ったのでしょう。
依頼者は素人です。説明に慣れているわけではないので要望が1回で伝わらないのは当然かもしれません。私は詳しい説明をお願いしました。
あなたの常識はみんなの非常識
私は毎月「ウケるブログの書き方講座」を開催しています。そこではいつも「あなたの常識はみんなの非常識」という話をしています。
特にエンジニアが書いた文章は、相手に伝わらないことが多々あります。自分が知っている専門用語を説明せずに使ったりするからです。相手が知らないかもしれない、という考えに及ばないのです。このエンジニアライフのコラムでも、知ってて当然と言わんばかりに専門用語を使っていて私も理解できないものもたまにあります。
筆者にとって常識なことでも、読者にとっては非常識なことがたくさんあるのです。相手に話を伝えたければ、まずは同じ認識レベルに立たないといけません。「○○という技術は□□のときに△△するということなのですが、」というように説明しましょう。そんな話をしています。
特にエンジニアは、相手に伝わる話かたになるように気をつけましょう。
このところ寒くなってきましたね。こんなときはお酒のつまみに人気おでんがおススメです。←「ちょっと何言ってるか分からない！」 あべっかんでした。
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