ファイルサーバに溜まりに溜まったゴミファイルを肥やしにしよう Part2

スキル | ワークスタイル

» 2015/04/22

▪️ファイルサーバのゴミに突きつける"だったらどうする？"

　前回のコラム、ファイルサーバに溜まりに溜まったゴミファイルにうんざりしてきた Part1 の続きだ。ファイルサーバにゴミファイルが溜まること。これはもっと深刻に考えられるべきだと思う。

　例えば、あなたがどこかの会社を訪問したとする。机の上に印刷されたドキュメントや領収書が乱雑に積み重ねられていて、そこら辺にくしゃくしゃにした紙が転がっている。棚の横にダンボールが置いてあり、10年前のソフトのマニュアルが無造作に詰め込んである。そんな会社を信用できるだろうか？

　そのくらいファイルを管理することは重要なことだと思う。特にIT系の業務であればデータは命だ。データが記されたファフィルが適切に整理されておらずに業務は成り立たない。実際、ゴミファイルが多い現場ほど炎上率は高かった。

▪️ファイルだけの問題ではない

　ファイルを管理するには、必ずファイルの中身を把握しておく必要がある。当たり前の話だが、ファイルの中身を理解できなければ、重要度を付けようが無い。重要度の判断が付かなくなれば、要・不要の判断ができなくなる。そして、ファイルサーバがゴミファイルで溢れかえる。

　情報を重要度別に切り分けたり、要・不要の判断をすることは、ドキュメントを作成する上でも重要だ。複雑なシステムを構成するには、情報が整理されていることが必須だ。これができないということは、業務の中身も怪しくなってくる。

　情報を整理するスキルは、ただ言われた通りにドキュメントを作っているだけでは身に付かない。自分で考えて意図的に訓練する必要がある。突き詰めると奥が深いが、誰も突き詰めないので簡単だと思われている感がある。

▪️ファイル整理の基本

　ファイルを整理するためには、ファイルの使い方から考える必要がある。基本的に、一つのファイルには複数の目的を持たせないようにしよう。例えば、Excelでデータを解析するためのリスト形式のデータと、報告書を同じファイルで作っていないだろうか。こういうファイルは整理する際に、報告書として扱うか、データとして扱うかで必ず迷う。ファイルを作る段階で、どう整理するか念頭に置いておく必要がある。

　あと、自分の作ったファイルは定期的に見直すのも有効だ。たまに自分でも意味不明な事を書いていることがある。新しく作ったファイルと内容が重複しているものがあったり、自分でも忘れていた情報を思い出せたりする。時間が経つほど整理が難しくなるので、できれば一週間に一度くらいのペースでできればベストだ。

▪️再利用に眠るチャンス

　ドキュメントの再利用という分野は、意外と考えられているように見えて考えられていない。業務改善のチャンスが多く眠っている分野だと思う。ただし、突き詰めると、作成するドキュメントの内容にも関わってくるし、ソフトウェアの細かい操作に依存する部分も出てくる。

　もし、ファイルサーバにゴミファイルが増えるのであれば、PDCAのC(Check)が抜けているのではないかと思う。ゴミファイルが増えても「仕方ないよね。」で済ませば、Cehckとして機能していない。ただ、ゴミファイルの対応は想像以上に難易度が高い。本気で取り組むと、根気強くPDCAのサイクルを繰り返すことになる。

　ぐちゃぐちゃになったファイルサーバを整理すると、なんとなくプロジェクトで上手くいかなかった事の理由がわかる。取り組んでいる時は分からなかったが、エビデンスがベタベタ貼り付けてあるExcelファイルなんて、見直してみると全く意味不明だったり。そんな事に気づける。スキルアップには、過去自分の作ったものを見直すことと、素直な反省が有効だと思った。