山積みの課題を超えて／増床と統合の果て
Office 2010って使えるのかな？ 2000、2003、2007、2010を使い分けしながら、この記事を書いています。ちゃんと（？）TechNetからダウンロードした正式版です。まだ使い慣れてないけど、そのうち使うと思って勉強中。
今回は前後編でお送りします。実質、初回の記事となります。記事に入る前にちょっと説明を。
◎ 業務形態について
前回書きそびれていました。当方の業務は、常駐型ヘルプデスク。その中身は
[常駐ヘルプデスクの業務委託]
関係するところは「本社」「事務所」「常駐先」。「事務所と常駐先のヘルプデスク業務」を委託されています。本社から事務所に常駐し、事務所からヘルプデスクに常駐となっています。今後、よく「事務所」や「常駐先」といった言葉が出てきますが、このような違いがあります。
当方がほぼ専任で受け持っている常駐先では、2人で業務を行っています。残ったメンバーは別のヘルプデスクとして常駐先へ。事務所に戻るのはメールの確認と事務処理程度です。
もちろん事務所に自席がありますが、事務所にはほとんど籍を置かず、2名で1席を借りているので、さすがに「自席」とは呼べません。「自席はない！」といってもいいような状態。
つい先日、その常駐先で大問題。システム部のみならず、総務や他の部署まで巻き込んで大騒ぎになりました。 今回はこの大騒ぎのお話です。
◎ フロア統合の下準備
3月ごろ。別ビルにいた常駐先会社社員さんが、フロア統合のために本社エリアに戻ってくるという話がありました。その数約100名。いくらなんでも床面積が足りないだろうという読みもあり、エリアを増やして対応します。
別エリアの方たちが使っていたPCは老朽化しており、本社で準備しようという話になりました。
Q「フロア統合でユーザー用PCが必要だから準備しておいてくださいね♪」
A「準備は良いんですけど、何台ですか？」
Q「ざっくり計算で250台ぐらいかな？ 予算の関係で人員増やせないから、今いるメンバーで対応お願いします」
A「マヂデスカッ！？」
3月半ばから5月末まで、いまのヘルプデスク業務を行いつつ、増員分のPCを準備しなければなりません。時間にして約2カ月。営業日にすると50日程度です。250台÷50日＝約5台/日。社内標準の構成はイメージディスクで復旧ですから、この準備期間なら、まず問題はないと読んでいました。
まぁ設定のために会議室1つ丸ごと3カ月予約に走りましたが……。あまりに多いPC台数のため、会議室での作業を余儀なくされたのです。というか他の場所じゃ250台のPC自体が入りません。
総務部の了解を得、システム部からすでに使用予約している方たちへ連絡。すべての予約をキャンセルしていただきました。
◎ 増床エリアの下準備
別エリアの社員を引き込むことで、本社エリアを増やすという話を先ほど書きました。
当方のヘルプデスクで増床作業が発生した場合、増床エリアの下準備も課題となります。席に当然のように存在する社内電話や電話線、LANケーブルの手配や座席の指定なども課題になったのです。
実際、これら電話線やLANケーブルの配線を行うのは総務部で、ヘルプデスクはどういう形態が好ましいかの助言を行っています。
例えば「この人はPC多く持っているからLANケーブル多めに」「共有PC置き場だから電源とLAN多めですね」「というかヘルプデスク2席になりますけど、内線番号は2つになるのですか？ 1つを分配？」「どうせだからシステム部では座席間の壁取り払いませんか？」などなど。
さらに常時のヘルプデスクも同時に行うことになると、さすがに人員不足です。そもそも。別の課題に人力割り当てる必要があります。
「どうせなら課題ごとに人員を固定化させてしまおう！」
これがメンバー間の答えとなりました。交代制ヘルプデスクとしてつきまとう業務引継の問題を考えれば妥当だったのかもしれません。
ところが課題はまだまだ終わらなかったのです……（続く）。