メールのCCが死ぬほどウザいのだが。

» 2020/12/14

「みんな仲良く情報共有」で、関係者全員CCに入れてメールを送るの止めてくれないかな。逆に重要な情報が埋もれます。「立場が上な人に必ずCCを入れる」というルールをよく見かけますが、アレのおかげで、偉い人のメールがパンク状態になって仕事が回らなくなっているように思います。毎日、メールの整理だけで結構な手間を要しているようです。言いたい事もはっきりせず雑にCCに入れるのは、逆に失礼じゃないかと思いますが、誰も指摘しません。

整理された情報には万金の価値がありますが、整理されていない情報はただのゴミです。無駄なCCは迷惑以外の何物でもないです。たまに急な頼まれごとで「CCに入れておいたけで、メール見てなかった？」などと言われることもありますが、一日何百件もくるCCに注意は払いきれません。何でもかんでもCCでぶちまけて保険をかけるのを保険扱いするのは止めていただきたいです。無計画な情報共有は無計画なリソースの無駄遣いにしかなりません。CCで共有するなら、まとめた結果を共有していただきたいです。

本来であれば、マネージャと呼ばれる立場の人が情報のとりまとめをするのが正解かと思います。しかし、むしろマネージャから「メールのCCに誰々を入れてくれ」と指示が来ます。個人的には「CC入れた以上、責任もって見ろよ」と思っていますが、まず見てくれていません。ただ、情報が伝えられているという状況に安心して、中身は完全スルーです。むしろ、メールが多くて大変だと愚痴られます。自分でメールの量を増やして自分で愚痴るなとツッコミどころ満載です。

例えばこれを、Slackなどのチャットツールに変更したら解消できるのでしょうか。結論はNoだと思います。チャットツールにしたとしても、トピック分けで苦労することでしょう。また、過去の発言の整理なんてしないでしょうから、個人所有のごみが共用のゴミに代わるだけです。やり取りした内容を改めてWiki等にまとめなおすくらいやらないと、後から読んだ人が理解でません。どんなツールを使ったとしても、情報のとりまとめ役がいないと行き当たりばったりな情報共有にしかなりません。

とりあえずCCを入れておけば、やり忘れがなくなるような感じになります。もし、CCで垂れ流している情報を取捨選択するとなると、判断ミスというリスクが伴います。何かあったときに責任を追及されるのが嫌なので、あえて情報の整理をせずに垂れ流しているのでしょう。ただ、実際に整理してみると、頭がスッキリ整理されて快適に仕事ができます。取捨選択にリスクは伴いますが、勘違いや抜け漏れのリスクを事前に潰せます。情報は無責任にCCでぶん投げずに、流れをテキストにまとめて整理してみましょう。それだけでも見える世界が変わります。