いろいろな仕事を渡り歩き、今はインフラ系エンジニアをやっている。いろんな業種からの視点も交えてコラムを綴らせていただきます。

それでもExcel方眼紙で仕事をする

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選べる手段は無い

ドキュメントを作る時に選べる手段は無い。これは二つの意味で選べる手段が無い。一つは、既存の形式を強いられる。もう一つは、効率よく高い品質のドキュメントを作成する方法を知らないということだ。形式がExcel方眼紙でなくても、効率の悪い方法に頼らざるを得ない。残念だが、Excel方眼紙を批判しつつも他にとれる手段がないのだ。

よく、ドキュメントの書き方には正解は無い。なんて話を聞く。だが、実質Excel方眼紙を正解にしているのが日本の会社だ。治安の悪い国で、明日食べるパンを買う金が無いから盗む。それと似たようなものだ。Excel方眼紙が正しいかどうかじゃない。それしかできないから、それが正解になるのだ。選択の余地がない。

では、Excel方眼紙を撲滅して状況は好転するかといえば、そうでもない。ITリテラシーの低い人は何を使っても画期的なバッド・ノウハウを生み出す。ドキュメントに限らず、コードを書いていても「クソコード」なるものが存在する。人を訓練して成長させる以外に根本的な解決は無いと考えている。

ちなみに、Wordにも「無限スタイル」というWord版Excel方眼紙級バッドノウハウがある。何も考えずに他のファイルや他のソフトで作ったデータをコピペし続けると、書式設定に使用するスタイルが何百個も作成されてしまう。それが原因で、予測不能な箇所の書式が変わったり、原因不明のフリーズやエラーが頻発したり、最悪、ファイルが壊れて開けなくなる。

良薬口に苦くて誰も飲まない

私は何年もLibreOfficeのコミュニティーで登壇している。LibreOfficeと言うと、アップデートごとに見えないところは洗練されてきているが、見えるところに大きな機能追加が無い。一応、LibreOfficeというコミュニティーの名前で登壇しているが、実質、ドキュメント研究会のようなものだ。話の内容もLibreOfficeというより、ほとんどはドキュメント作成のノウハウだ。

ExcelでもWordでも、ベスト・プラクティスはある。希望するなら直接お伝えしてもいい。だが、長文を書ける能力やデータをまとめる技術が無いと全く役に立たない。こういう力を伸ばさずに、やれレイアウトとか高度な計算、自動化等をやろうとするので産業廃棄物のようなファイルが大量に作成されるのだ。結局、質の良いものを作りたいなら相応に時間がかかる。

今の時代、腰を据えてドキュメントの書き方を勉強したり、地道に文章力を鍛えたりするような人は希だ。特にIT系は流れが速いし煌びやかな製品がたくさんある。新しいものが出るたびに流される。努力はするが地道じゃない。ドキュメントの作成スキルなんて、地味すぎて耳元にカビが生えそうだ。むしろアジャイルを盾にして積極的に避ける人までいる。

ベストプラクティスがあっても、時間がかかると言うと「ベストじゃねぇ!」と安直な手段に走る。これが普通だ。実際、ベストプラクティスを習得できれば本一冊まとめられるくらいの編集力がつくが、考えるべき要素が多い。オーバースペックと考える人も多いだろう。認知されれば素晴らしいスキルだが、持て余しているのが現実だ。良薬、苦すぎて飲む奴がいねぇ。いや、「良薬見向きさえもされず」か。

そもそもなぜドキュメントを書くのか

確かにExcel方眼紙はものすごくインパクトのあるバッドノウハウだ。しかし、大半の人が勘違いしている。そのバッドノウハウを解消したとしても、ドキュメントを作ること自体が面倒くさい。作る人は少数だし、作ったとして読まれない。マニュアルが作れるような業務であれば、だいたいの手順は暗記されている。

わざわざ自分が苦労してドキュメントなど書かなくても、ネットには腐るほどに情報があふれている。大概のことはググればなんとかなってしまう。ドキュメントを書いたとしても、大量に積もる塵の上にもうひとつ塵を重ねるような行為だ。仕事でも同じだ。苦労して書いたとしても、苦労に見合うだけ読んでもらえる保証は無い。

ドキュメントを書くのに、いちいち理由や意味を考える必要は無い。あとは人の書いたドキュメント、もしくは本や論文を読んで、文章を読む力をつけよう。ドキュメントを書く理由や意味はドキュメントを書く技術が身についてから考えればいい。書けもしないのに変なポリシーに拘わるからバッドノウハウに頼ることになる

ドキュメントが役に立つかどうかは、実のところ完成度はあまり関係無い。要は内容だ。なんでもかんでも情報を詰め込むと逆に情報が埋もれてしまう。なので、情報の優先度を判断する必要がある。ドキュメントのレイアウトや誤字脱字を無くすことも大事だが、下手に完成度を追求すると際限なく工数を消費する。理屈で有用性を考えている人が嵌りやすい罠だ。

ドキュメントが崩壊している前提での仕事の進め方

ドキュメントの作成の難易度は想像するより高い。素人がドキュメントの完璧さを追求すると効率が悪すぎる。会議の時の資料もそうだ。やたらと見栄えにこだわる人がいるが、そんなに見栄えが大事ならプロに金出して頼むべきだ。単にOfficeソフトの操作ができれば、無制限に品質を追求できると勘違いしていないだろうか。

そもそも、ドキュメントに過剰な品質を求めすぎだ。どんなに高品質なドキュメントを残そうと、人を訓練しなければほとんど役に立たない。素人スキルで品質を追求している工数があるなら、人を訓練する工数に割り当てた方が有効だ。ドキュメントは何も知らない人を動けるようにするものではない。きちんと訓練した人への補助だ。

文章のプロでも必ず校正する人を通す。そうやって書かれた書籍でさえ、読む人のニーズを的確にとらえるのは難しい。素人が厳重にレビューしたところで大した内容の品質など何も保証できない。ドキュメントの質を追求するより、ドキュメントを読み解くスキルを身に着けた方が得策だと最近きづいた。

大事なのはドキュメントではない。中身の情報だ。ドキュメントの体裁が崩壊していようと、中身さえ読み解ければ業務は成り立つ。文章が崩壊していてもヒアリングする際のネタにはなる。現場にExcel方眼紙しか無いと嘆くより、そういう状況でどう打開するか。そのために必要なのがドキュメントを読む力だと思う。

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