1分で分かれ！ Wordの使い方
■エンター改行の連発禁止
コレをやる人はかなり多い。マイクロソフトの公式ドキュメントでもやってるくらいだ。以下のような場合にこの“エンター改行の連続挿入”をやることが多い。
- 行間を調節したいとき
- 画像を挿入するとき
- ページ変えたい時
確かに、目の前にあるエンターを連打すれば簡単にできる。しかし、コレをやっているようではプロとは言えない。1つひとつの方法について方法を検討したい。
■行間設定をしたければ、段落の設定を使おう
行間の調節をするのに改行を入れるのはスマートでない。そもそも、1行の半分空けたい時、どうするのだろうか？ フォントの大きさによっても、空くスペースはまちまちになる。まさか、改行した部分のフォントを小さく設定するなんてことはしませんよね？
そんなことをわざわざする必要はない。段落の設定を行えばさっさとできる。この機能を使うのには2つポイントがある。1つは、適用する段落を全部選択する必要がないこと。段落の中にカーソルがあればその段落全体に設定が適用される。もう1つは、エンター改行を乱用してるところにこの機能を使っても、意図したとおり適用されないこと。
最初に段落設定をしたスタイルを用意しておくか、書式のコピーを使用すると、スマートな行間が維持できます。
■画像を挿入するなら、描写キャンパスを挿入する
画像を挿入する際によく見るのは、エンター改行を何個も入れて、そこに文字列の回り込みを"背面"とか"全面"に設定した画像を挿入しているやり方だ。コレをすると、文を追加して、ページをまたいだ時にすごく面倒なことになる。画像の上にシェイプなんか配置していて、位置がずれたりしたら収集がつかなくなる。
こういう時は、描写キャンパスを使います。描写キャンパスをあらかじめ配置して、そこに画像やオートシェイプを配置する。こうすることで、オートシェイプや画像をいちいちグループ化しなくても、スマートに配置を変えたりできるようになる。
また、画像を多めに使用する時は、表を挿入してフレームのように使用して画像を配置したりもします。
■ページ変えたい時は、段区切りを入れる
次のページまで延々と並ぶ改行印。1ページ目に文章を追加して、それ以後のページが全部ずれてしまう。というのを見たことがある。後で位置を調整するのにいちいち文章全部を見直している。こういうのを見たことがある。いくらなんでも効率が悪い。
段落区切りは“Ctrl”+“Shift”+“Enter”を押すと入ります。コレを入れると、次のページから新しい段落が入ります。挿入個所の前にどれだけ文章を追加しても、自動的に改ページしてくれるので、レイアウトが崩れません。
ただし、編集記号を表示する設定を行わないと、「何、変なもの入れたんだ！」となる場合があります。文章を作成する段階では、編集記号は、基本的に全部表示にしておきましょう。
■たかがWordの使い方
ここに書いたのは、本来は基礎事項です。HTMLを書く時でも、<br>は“改行”であり、位置調整の機能ではありません。位置調整はCSSで行うのが普通です（たまにどうしてもって時は使うみたいですが）。
そもそも、何気なく入れている改行にも、“段落を変える”という意味があります。それを意識せずにバシバシ改行を入れるのはいかがなものだろうか。
よく、Wordは使いづらいと聞く。実際は、基本的な使い方すら知らない人が多いです。きちんと使えば、数十ページに渡るドキュメントをさくさくメンテナンスできる性能のあるソフトです。
たかがWordとなめるべからず。
P.S.
操作の内容に関しては、2010のものになります。バージョンにより、機能の名称が違う場合があるかもしれません。