社内SEの実態を公開

議事録、書いてますか?

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サラリーマン川柳を読んでいると、恐妻家で上司に恵まれず、無駄な会議が多いサラリーマン像が目に浮かびます。無駄な会議って多いですよね。

ところで皆さん、議事録書いていますか?

以前ある部署から議事録作成を効率化したいという相談がありました。会議の内容を録音し、担当者が後で文字おこしをして議事録を作成しているとのことですが、とても時間が掛かっているとのことです。効率化、というよりもっと進んで自動化できないかという問い合わせがありました。

「少しはネットで調べてこいよ!」と心の中で思いましたが黙っていました。上からの要請みたいで、担当者は情シスに丸投げです。とにかくシステム導入したがっています。

「他の部署でも一度検討しましたが、正確性に欠けたので採用に至りませんでした」という過去の検証結果もあり、門前払いすることも脳裏によぎりました。しかし思い直し、少しポジティブな情シスとして「ではいくつかの製品、サービスをピックアップしますので、一緒に検討しましょう!」と検討を開始することにしました。


最近の技術は素晴らしいですね。一人で話す内容であれば、かなり正確に文字に起こしてくれます。しかも無料で。個人レベルでは事足ります。

ある程度の人数が交互に発言する場合は、それなりの設備と機能が必要です。専用のマイク、声が違うと別の人と認識させる仕組み。オンプレで構築するには費用が掛かりすぎるので、サービス利用にならざるを得ないです。社外に社内の情報を保管するので情報管理規定なども確認が必要になります。意外と面倒です。

試行したサービスはGoogleの文字認識技術を使って、クラウド上にデータを一時的に保管するというものです。

社内用語は誤字になりやすいです。辞書機能や学習機能があるのは理解できるものの、みんな整備したがらないです。

「どないなっとるや!」という方言の認識率もよくなかったです。標準語でクリアに一人ずつ発言しましょう!と言っても本番の会議では無理でした。

複数人の声を識別するのがうまくいきませんでした。マイクの数はそれなりに必要だが、しょぼいマイクだとハウリングしたり大変。マイクの貸出の管理もしないといけない。結構面倒です。

テレビの生放送の字幕はうまく変換されているのはなぜ?と思って調べてみると。実はテレビの生放送の字幕には2種類のやり方があるらしく、別室で超高速でタイピングしている人がいる方式と、システムで出力する方式があるようです。システムで出力でも、別の音声専用アナウンサーが復唱した音声をシステムで変換しているとのことです。その場でリアルタイムに文字に変換というのはもう少し技術の進歩が必要ですね。

以上のような結果でしたが、それでも4~5割は文字化されています。0から文字を起こすよりもマシかもしれません。しかし誤変換の内容なのですが......下ネタに変換される割合が多いです。議事録で爆笑したのは初めてです。Googleのエンジンを利用しているからという理由でしたが、結構みなさん下ネタ検索しているんだな......とちょっと思いました。女性社員にこのシステムを使わせたらセクハラになるのでしょうか......


試行結果を報告したところ、精度が実用レベルに達していないということで不採用になりました。最初からわかっていましたが。結果のわかった検討に時間をかけるなんて無意味だ、と思われる方もいるかもしれません。しかし、私は仕事をするうえで大事なことは「相手が結論を導き出す事」だと思っています。システムを導入したいという人に対し、無駄だからやめなさいと説得するのではなく、自らが納得して決断させることが重要だと考えます。今回は不採用となりましたが、面白い体験をさせてもらいましたし、ネタになったので良しとします。下ネタ満載の議事録作成システムを導入する勇気はその上司には無いでしょう。


ただただ、最後に言いたいのは、上司である「あなた」が議事録を書かせているのですよ。必要のない議事録をなくし、無駄な会議を減らせば済む話なのです。わかっていますか!

とは言えず、また新しいソリューション出てきたら調査して報告しますね、と言って終わりました。私もサラリーマンですね......

Comment(6)

コメント

山無駄

議事録とは意外と恣意的で、会議の発言そのままを記録しようとうすると、
それはそれで、いろいろな問題が出てきます。
システム開発の発注先(大手企業)と受注ベンダー(大手電機メーカ)の
ステコミ会議の議事録作成を手伝ったことがあります。そこで学んだこと
は、誰が何を発言したか、そのまま記録すると怒られるということでした。
この会議は発注者が主催しており、私は発注者にやとわれて議事録を作成
しておりました。なので、発注者の立場にたち、(すこしだけ)発注者側
に有利な結論で議事録を纏めないと、「そんなことは言っていない!」と
次回の会議の際に修正させられました。
誰が何の発言をしたかを残したければ、ボイスレコーダを置けばよい。し
かし次回会議の際に、ボイスレコーダーをもう一度聞けば、会議の時間は
倍になってしまう。なので、会議の概要と、結論、次回までのタスクをま
とめる必要がある。それは、会議に参加し、話を聞きながら議事録を作成
し、会議が終わった際には議事録が出来上がっているのが理想だ。そのた
めにお前を雇ってんだ、との論調です。
一理はあります。発言の記録を残したいのであれば、ボイスレコーダやカ
メラで会議の全様子を記録すのが良いと思います。議事録を作成したいと
いつのであれば、発言から重要な箇所をピックアップしまとめる機能が重
要になるります。AIですかねぇ。

しまりす

音声認識とか、一般の人はアニメとか映画のおかげで夢見がちになってるケース多いですよね。
10年以上前にとある客が音声認識したい!と言ったのでIBMのソフトを紹介したんですけど
音声で色々させるより自分でキーポー度叩いた方が早かったですもんw

いまの音声認識は確かに優れてるけど、スタートレックの通信装置とかみたく
会話の延長でコマンド出したりはまだまだ出来ないなぁと思います。

iso

>会議の内容を録音し、担当者が後で文字おこしをして議事録を作成している

いやもうこの時点で論外と思いましたね。
監査部の監査結果報告書など、現場の部署と延々何ヶ月も殴り合いしたとしても
社長に報告する議事録はA4ペーパー1枚ですよ。(これは極端な例ですが)

ましてお客様との会議議事録など、ベンダーに任せて頂ける以上、自分たちに微妙に
有利になるよう編集要約するのが当然じゃないですかw

>無駄だからやめなさいと説得するのではなく、
>自らが納得して決断させることが重要だと考えます。

これも一つの考え方ですが、この戦術を取ると
「なんだ君は案外ものを知らないんだな、時間を無駄にしたよ!」
と低評価をつけてくる潜在的な敵だらけの職場ですと、
すぱっとプロらしく最初から「却下」を突きつけたほうが良い場合もありますね。
もっともアホの提案を却下し続けると今度は
「あいつは何も仕事しない」
とどっちにしても低評価をつけてくるんで、意味はないといえば意味がないですがw

ですんで、今は松竹梅とプランを3つ提示し、限りなくタダでやろうとする梅プラン
だと全くモノになりません、モノにしたければ松プランですがお予算はコレコレですと
「本人に選ばせて納得」させています。

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