ハッカソン等のIT創発イベントを企画するための基礎知識

第09回 IT企画の全体スケジュール

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 ここからは、何回かに分けて、公開イベント企画のスケジュールの立て方を紹介します。

はじめは時間がかかる

 はじめて公開イベントを行う場合、準備は半年程度かかります。

 最初に説明してから1年ぐらい経ってようやく案件が動き出す企業もあります。会場を借りてとりあえずやってみましょう、ということではないようです。

 そのうちの1箇月は参加者を募集するのにかかります。プロジェクト用語でいうところのクリティカルパスにあたり、事務局がどんなに急いでも短縮できません。

 身近な人に声をかけて簡単に募集を済ませるならばもともとイベントにする必要はありません。また公開イベントであれば外部の申込者は事前に参加者が決まっている、もしかしたら優勝者まであらかじめ決まっているかもしれないと受け止めします。

 だから誰でもチャンスがあると思ってもらうなら一定期間募集をする必要があるのです。事務局はその間もいろいろな作業があり、暇ではありません。

 
 募集期間終了後、開催まで最低半月程度確保します。コンテストの事前の周知を行うのですが、もし参加者があまり集まらなかった場合に追加募集をしなければならないので、もし何もなくても確保しなければならない期間です。
 すると、募集開始からイベント開始までは1.5箇月かかる計算です。

 

 さて募集開始前はどうでしょうか。 企画の作業としてはやはり1.5箇月です。どのような企画にするかを決め、その告知をする準備をします。Webサイトの作成を行ったり、SNSを活用したりします。

 企画担当者はイベント専属ということはほとんどありません。他の業務をこなしながら、外部業者と週1回程度打ち合わせを行うとだいたい5~6回程度かかります。

 
 1.5+1.5は3ですが、企画担当者が一番労力と時間をかけるのは予算獲得や他部署との調整です。やったことかない業務ですから時間がかかるのは当然です。

 法務との折衝に苦労したとか、初期から広報を巻き込んでおくべきだったといったお話を伺いました。

 調整における注意点を次回書きます。

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