いろいろな仕事を渡り歩き、今はインフラ系エンジニアをやっている。いろんな業種からの視点も交えてコラムを綴らせていただきます。

もうExcelでタスク管理する時代ではない

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未だ主流なExcelによるタスク管理

ちょっと言い過ぎかもしれないが、Excelでプロジェクトのタスク管理をしている人はやり方を見直すべきだと思う。もし、Excelで作った管理表はメンテナンス性が低い。更新だけでも相応に時間を費やしているはずだ。効率を優先するのであれば、リスト形式でタスクのデータを管理するという手段もある。やり方を工夫すれば、欲しいデータは簡単に抽出できる。

ただ、リスト形式でタスクのデータを管理したとして、人に見せて説明する時に困る。ガントチャート等、ビジュアル的なものをいれたとして、自動で更新するのが難しい。無理に実現しようとVBAで頑張るとメンテナンスが大変になる。Excelは一見高性能だ。自由に記述できるので何でもできる気分になるが、逆に好き勝手な書き方をするから収集がつかなくなる。

就業時に支給されたPCにExcelとWordしか入っていないから、とりあえずExcelを使うという発想になるのだろう。ただ、時代は変わっている。わざわざExcelで無理をしなくても、ツールやサービスを使うことで簡単に効率よくタスク管理ができる。今までExcelの更新やメンテナンスに割いていた工数分が浮くので、費用対効果も望める。

Excelは個人でのタスク管理には十分使える。ただ、人に説明したり、共同で記入していくには効率が悪い。また、多くの情報を管理するとぐちゃぐちゃになりやすい。メンテナンスに手間がかかり過ぎるので共同作業向きではない。最近では便利なツールがいろいろ出てきたので、相対的に見てもExcelでのタスク管理の必要性が下がった。

一からやり方を考える必要性

Excelでタスク管理をするとなると、一から仕組みを考える必要が出てくる。簡単な数字を管理するのであれば問題ないが、閲覧性や操作性を追求すると難しい。「いや、それは簡単だよ」という意見は良く聞くが、実際のところ安直に済ませているだけだ。小規模なプロジェクトならそれで足りるが、同じやり方を大規模のプロジェクトで使ったら間違いなく制御ができなくなる。

まず、タスク管理をするにあたり、管理したい情報を絞り込んでいるだろうか。タスクの項目か、役割分担か、リスクを洗い出したいのか、目的によってまとめ方は全然変わってくる。もちろん、管理したい項目が増えるほど、記入時のルールが増えてメンテナンスが大変になる。記入時のルールの徹底というのは、工数や労力を想定以上に消費するだ。

Excelは自由度が高すぎる。何でもできるが故に、最初に決めた仕組みが簡単に壊れる。よくできた仕組みというのは、制約の仕方が上手い。シンプルにまとめて必要意外のことをやらせない。逆に出来の悪い仕組みほど制約が下手だ。数字を入れるところに文字列を入れる事ができてしまい、処理をする時にエラーが出たりする。Excelで管理表を共有すると、こういうことがよく起ると思う。

ツールを使ったとしても、管理したい項目を考えたりルールを決めたりする手間はかかる。しかし、それを自分で考えるのではなく、ツールのコンセプトに乗っかることで大きく省くことができる。わざわざ自分で一から仕組みを考えて要件を並べ立てるより、誰かの作ったコンセプトに則った方が断然効率が良い。考え方の視点を変えてみてはどうだろうか。

高すぎる自由度に翻弄されないために

多くのツールがあってもExcelを使う理由はいろいろある。まず、自由度が高いこと。元々あるからタダで使える、誰でも使えるツールであるということだ。これは非常に説得力がある。お金を少しでも安くしたい人にはこれ以上の理由は無い。また、普段から使い慣れているという安心感がある。一般的にも、ツールを使うのが特別でExcelでやるのが普通という認識だ。

ただ、仕組みという視点から考えたらどうだろう。Excelでタスクを管理する場合、仕組みを考えるのは素人だ。ツールは多くのノウハウを元に作られている。結果論ではあるが、Excelでタスク管理している人たちでは、ツールを使ってタスク管理をしている人たちに効率で敵わない。効率の差は仕組みでつくからだ。自由度は効率には結びつかない。これはツールがどういうものか理解できなければ分からない。

ただ「あれも欲しい、これも欲しい」という要望に応えるスタイルだけならExcelに分があるだろう。やろうと思えばVBAでプログラミングでも対応できる。しかし、効率を出すために必要なのはむしろ絞り込みだ。なので、自由度が高いほど逆に翻弄されてしまう。単に要望に応えているだけでは、「何のため」という目的を失ってしまう。Excelでタスク管理を行っている人は、心当たりが無いだろうか。

タスク管理のためにいろいろなツールが出ているが、それぞれにコンセプトがある。自分たちのニーズに合わせたものを選ぶことが重要だ。要望を出しまくるのではなくコンセプトを理解する。仕事にツールを合わせるのではなく、コンセプトに合わせてやり方を変えていく。これが、自由度に奔放されずに結果を出すための考え方ではないだろうか。

ツールを通じてタスク管理を考えよう

Excelでタスク管理をしている人に、「最近便利なツールが出ているよ」という話をしたことがある。それに対して「ああいうツールでは工数管理ができない」という返答が返ってきた。彼らにとっては、タスクには必ず工数が絡むものという認識があるようだ。タスクといってもいろいろな考え方があるし、管理したい項目も違う。

ちなみにこの現場でいうタスクは工数の振り替え先の作業のことだった。タスク管理と言いつつ、やっていたのは工数管理だった。この場合に必要なのは工数管理のツールだ、ToDoの管理をするときのタスクと、工数を計算する項目のタスクと混同されているように思う。この現場で必要なのは、工数管理とタスク管理を区別して考えることだと思う。

無理に色々なことをやろうとすると、Ecelだろうが一般なツールだろうができないものはできない。ただ、Excelだと無理矢理結びつけることができてしまう。その状態で「できている」と勘違いすると、なかなか苦労することになる。効率に結びつけるには、自分の出した要件をいかに満たすかではなく、コンセプトがどれだけ優れているかが重要だ。

タスク管理ツールの使用を薦める一番の理由は、ツールにはコンセプトがあるからだ。一から自分たちで仕組みを考えるより、作った人の考え方を理解した方が早い。実際に結果をだしている人たちはそんなノリだ。人の作ったものをうまく取り入れることが、これからの時代で結果を残すのに有効なやり方ではないだろうか。いろいろなツールを見ることで学べることは多い。

Comment(14)

コメント

ハリコフ

これまでの投稿からご自身でも分かっていると思いますが、言っていることはもっともでも、実現しようと思うと中々難しいです。


私は社内の情シスで働いていますが、工程管理が必要なプロジェクトなど数年に1、2度。そのタイミングでしか使わないので、費用が掛かるものは難しい。また、自社以外の方も使うので自社のサーバー上にソフトを入れるタイプでは、色々と設定が煩雑。週に1度、進捗会をしようとしたら結局は紙が必要で、印刷したら、とても見ずらい表示になって「見えない」と言われて、結局はExcelで作成・・・


Excel管理が良いとは全く思っていないし、無償でというのも勝手な話だとは思うのですが、情シスからみると、敷居の高い話なのは事実だと思います。

Anubis

> ハリコフ さん
プロジェクト管理自体の難易度が高い。誰でもできるような簡単なものではない。敷居が高く感じるのは、見え方として間違っていないと思います。


使うツールも大事ですが、一番外してはいけないのは、プロジェクト管理の手腕です。


条件を踏まえた上で解決昨を回答するなら、「ツールを無視してプロジェクト管理の手腕を徹底して磨くことで解決する」です。条件を無視した上で回答するなら、「紙を要求する人にご退職いただくか降格いただく」です。

ミドリカメムシ

結局EXCELは紙なんですよ。


もっと言えば紙に落とし込むためのツール。


あまり話題に上がりませんが、印刷時の自動調整において一番まともに動くのがEXCELで、大抵のツールはお話になりません。WORDも例外ではなく、だからEXCEL方眼紙なんてものが脈々と生き残る。


印刷しなければいい?


一覧性において紙に勝るものはありませんよ。

大抵の会議ではそれが強く求められますから、ペーパーレスなんてのは現実的じゃないのです。

Anubis

> ミドリカメムシ さん

紙云々より、仕事の進め方だと思います。

通りすがり

Excelを批判するのはいいけども代案は?

読む価値ない!

匿名

俗に大手Siと言われる現場でExcel管理に疲弊しています

後学のためにタスク管理ツールとして
・自由度が低く、コンセプトがしっかりしていること
・紙を要求する人にご退職いただくか降格いただくレベルの実績や説得力のあるツール
について
具体的におすすめのツールを2~3個、ご教示いただけますか

user-key.

誰に必要な情報は何か?を整理しないで、一からexcelで作って、何でもかんでも入れてしまうと、結局グダグダな管理になってしまうと思う。って事ですよね?

Anubis

> 通りすがり
> Excelを批判するのはいいけども代案は?


ツール使えとこれだけ書いておいて認識できないのですか?
あなたにこのコラムを読むだけの価値はない。


> 匿名 さん
・自由度が低く、コンセプトがしっかりしていること
・紙を要求する人にご退職いただくか降格いただくレベルの実績や説得力のあるツール


どんなツールを使うにしても勉強は必要。業務上必要な能力にキャッチアップできないなら降格頂くしかない。実績や説得力が欲しいなら、お勧めするのは有名どころ。ネットでも情報が豊富というメリットもある。ということで、Jira か redmine をお勧めします。


> user-key. さん
そういうことです。管理表作るのが目的ではなく、管理できることが目的なので。

コバヤシ

このコラム、すごくわかります。
以前いた職場の話ですが、先輩がExcelで作ったガントチャートがテンプレートのタスク管理表として代々引き継がれていました。
先輩は使いやすかったかも知れませんが、私には使いづらく猛烈に時間をかけて編集して・・・。
でも会社の人みんなが見慣れている管理表なので変える勇気もなく使っていました。
何を管理するか、誰に見せるか、を考えて適切な管理ツールを使いたいですね。

ksiroi

ここまでjiraの話題なし…と思ったら言及されていて安心した。
いちゃもんつけてる人は今頃JIRAをぐぐってるんだろうなぁ

Alchemy

私もタスク管理ではExcelはあまり適さないかな、と思います。
私の周りでも、紙ベースでの会議も今はあまりやっていませんし、
ツールをキチッと使えていれば紙よりはるかに生産性も視認性も
管理性も高いです。


要は適材適所なのかな、と。
Excelが便利なところは使えばいいですが、タスク管理や工数管理に
特化したツールにはやはりExcelは勝てないです。


それはExcelをデータベース代わりに使うことも同じだと思います。
以前、数GBのExcelファイルを見たときは卒倒しかけました。

Anubis

> コバヤシさん
それ、すごく分ります。以前プロジェクトで使用したものを使うのが時間の効率化と思い込んでいるが、メンテナンスの時間を考えると作り直した方が早かったりする。


特にガントチャートはアイスクリームに乗ってるミントみたいなものだ。あれをアテにされると困るんだよなぁ。


> ksiroi さん
実際、いちゃもん付ける人ほどツールを知らない。ただ、私も詳しい訳ではない。JIRAを見たときは何だかよく分らなかった。やっぱり、ツールの学習は必須だと思います。


> Alchemy さん
そろそろExcelじゃないソフトが出ても良いような気もする。Excelみたいな汎用ツールとコンセプトに特化したソフトと二極化して、その中間のソフトが無いのはしんどい。

Ranatek

久しく面白い記事に有り付けました。
本記事には全くの同感です。コメントを見ても、左翼右翼的な状況が生まれてるので、少し失礼ですが微笑ましいです。


右翼的な方は、自身の知識なくして慌てふためいているかもしれませんね。(JIRAってなに?とか)
ツールコストの話が出てきていましたが、Excelのライセンス料金って如何なものでしょうか?マイクロソフトがあれだけ巨大化する理由はそこにも有るような無いような。


JIRAは有償ですが使い方によっては利用価値のある適正価格かと。Redmineにあたっては無償ライセンスです。
私が思うのは、時代の流れを変える為の労力、そこに最大のコストがかかるのではないかと感じます。


一度信じ込んだ仕事の手法をコロコロと変える事ができる人は、決して多いとは思えません。
しかし、身近なネタで比較材料として挙げますと、ガラケーを未だに使おうとしている人は少ないですよね?皆さんスマートフォンをお持ちかと。
そういう意味では、プライベート空間では状況変化に柔軟に対応する力があるのに、集団行動となった空間では状況変化に対応する事に対する難しさがこういった現場でも多々あるのではと思います。


また、会社組織となるとトップダウンが基本ですから、底上げで改善していくのはなかなか難しいものかなと。

どちらかと言うと左翼的な感覚を持っている私ですが、
組織の大きさにもよりますが、トップ陣営に早く気が付いていただいて「Excel禁止令」的な社内規則を作るなど横暴過ぎますがそのくらいしないとExcel管理を根本的に撲滅するのは本当に難しいかもしれないですね。
自社で使わなくても、取引先が使っていると必然的に引っ張られますからね(笑)

Anubis

> Ranatek さん

左翼右翼的な考え方というのは私は苦手なんですよね。実際、Excelでプロジェクト管理してるところで爆死したこともあるし、事前説明ほとんど無しでJIRAを使って爆死したこともある。もちろん、Redmineでの爆死経験もある。


結局何を使おうと、事前のすり合わせができていないと爆死するのは確かです。結局のところ、私の場合は簡単なタスク管理ツールとExcelの併用になると思う。おおまかなラインをツールで共有して、細かいところは個別に分けて管理すると。


結局、人のやることなのでどうしても非合理的な部分がでてくるなぁと最近感じています。

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